Interessengemeinschaft und Beratung für Berliner Mieter

Betriebskosten

Belegeinsicht zur Betriebskostenabrechnung


In der Regel wird zur abschließenden Prüfung der Betriebskostenabrechnung eine Belegeinsicht notwendig sein, um innerhalb der zwölfmonatigen Ausschlussfrist qualifizierte Einwendungen gegen die Abrechnung geltend machen zu können.

 

Was sind Belege?

Alle Unterlagen, die als Grundlage für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung dienten. Insbesondere: Rechnungen sowie Zahlungsnachweise und -belege, Wartungsverträge, Hauswartdienstverträge, Winterdienstverträge, Gartenpflegeverträge, Leistungsverzeichnisse und Leistungsnachweise, Versicherungspolicen sowie eine Auflistung der Schadensfälle im Abrechnungsjahr, Ableseprotokolle nebst Verbrauchswerten aller Mieter, Datenblätter der Heizkörper, Rechnungen der Müllbeseitigung einschließlich der Belege für Müllmanagement usw. 

Es sind die Originalbelege vorzulegen. Bei einem papierlos geführten Büro sind die Originale oft nach dem Einscannen nicht mehr vorhanden. Dann sind Ausdrucke der Scans vorzulegen. Belege, die vom Vermieter/der Hausverwaltung selbst erstellt worden sind (z. B. Kostenaufstellungen in Excel-Tabellen), reichen als Kostennachweis nicht aus und müssen nicht akzeptiert werden! Sind keine Belege (mehr) vorhanden, geht dies zu Lasten des Vermieters (s. unter „Was sind die Folgen einer Verweigerung?“).

 

Muss der Vermieter mir die Belege zusenden?

Nur dann, wenn Sie Mieter/in einer preisgebundenen Wohnung sind (§ 29 Abs. 2 NMV) oder wenn für Mieter/innen preisfreien Wohnraums die Einsichtnahme in den Büroräumen des Vermieters unzumutbar ist (beispielsweise Behinderung, schwere Krankheit der Mieter/innen, Büroräume des Vermieters in einer anderen Stadt).

Achtung: Bei Zusendung von Belegkopien hat der Vermieter Anspruch auf vorherige Kostenerstattung (ca. 0,25 EUR/Kopie + Porto)! Deshalb sollten Sie im Anschreiben genau angeben, welche Belege benötigt werden, siehe Musterbrief zur Belegzusendung.

 

Wo findet die Belegeinsicht statt?

Die Belegeinsicht ist am Ort der Mietwohnung zu gewähren. Im Regelfall findet sie in den Geschäftsräumen des Vermieters oder der von ihm beauftragten Hausverwaltung statt, es kann auch ein anderer Ort (z. B das Mietshaus) vereinbart werden.

 

Wann findet die Belegeinsicht statt?

Nach schriftlicher Terminvereinbarung und zu den üblichen Bürozeiten (zwei Termine vorschlagen, Frist zur Antwort setzen – Wichtig: Zugangsnachweis – Faxprotokoll oder Einwurfeinschreiben/Bote! – siehe Musterbrief zur Belegeinsicht. Reagiert der Vermieter auf Ihr Schreiben nicht, fordern Sie erneut schriftlich und nachweisbar unter Angabe von zwei Terminen und Fristsetzung (unter Angabe eines konkreten Datums) die Einsicht in die Belege. Erfolgt auf dieses Schreiben ebenfalls keine Reaktion, lassen Sie sich bei der BMG e.V. über das weitere Vorgehen beraten.

 

Wie lange darf die Belegeinsicht dauern?

Ihnen steht „ausreichend Zeit“ zu: der Vermieter muss Ihnen die erforderliche Zeit zur Prüfung der Belege geben. Wenn ein Termin nicht ausreichend ist, haben Sie Anspruch auf einen zweiten Termin. Ungefährer Richtwert: 15 Minuten pro Beleg.

 

Darf ich jemanden mitnehmen?

Ja! Eine Person als Begleitung kann sinnvoll sein, zum Beispiel: Fachkundige Hilfe, Mitbewohner, Nachbarn, aber auch Freunde und Verwandte, einen Belegprüfer, den Ihnen die BMG e.V. empfehlen kann. Dies ist zu empfehlen, da Sie so gleichzeitig einen Zeugen haben (Achtung: Mitmieter/in kann kein Zeuge sein).

 

Darf ich mich vertreten lassen?

Ja! Sie können eine Person Ihres Vertrauens – auch einen Belegprüfer – bevollmächtigen, Sie zu begleiten oder zu vertreten.

Erkundigen Sie sich in der Beratungsstelle oder in der BMG-Geschäftsstelle nach den Möglichkeiten der Unterstützung durch einen Belegprüfer. Die für die Beauftragung des Belegprüfers anfallenden Kosten für Mitglieder der BMG werden Ihnen auf Anfrage mitgeteilt.

 

Darf ich Kopien anfertigen?

Ja, gegen Kostenerstattung, wenn der Vermieter die Nutzung des Kopiergeräts gestattet. Sie dürfen aber auch Fotos von den Belegen sowie Notizen oder Abschriften anfertigen. Achten Sie darauf, dass Ihr Handy/Ihre Kamera für die Fotos ausreichend geladen ist und die fotografierten Belege gut lesbar sind.

 

Was sollte ich als Mieter/in keinesfalls tun?

Rechtserhebliche Erklärungen abgeben und etwas unterschreiben, ohne sich vorher beraten zu lassen!

 

Was muss der Vermieter tun?

Er muss die Unterlagen geordnet zusammenstellen und Ihnen offenlegen, auch Ihre Fragen zur Betriebskostenabrechnung muss er beantworten. Er muss Ihnen die Möglichkeit geben, die Überprüfung tatsächlich vorzunehmen (d. h. auch die erforderliche Ruhe und Konzentration ermöglichen).

 

Was darf der Vermieter nicht?

Er darf nicht:

  • die Einsichtnahme verweigern, weil schon andere Mieter/innen die Belege eingesehen haben
  • aus Gründen des Datenschutzes die Einsichtnahme in Belege/Verträge oder Ableseprotokolle mit namentlich benannten Mietern verweigern oder das Fotografieren/Abschreiben verbieten
  • Ihnen die Kosten für die Organisation der Einsichtnahme in Rechnung stellen

Aber: Er oder seine Mitarbeiter/innen dürfen in dem Raum, in dem die Überprüfung stattfindet, anwesend sein.

 

Wie überprüfe ich die Belege?

Rechnungen:

  • Wer ist Rechnungssteller?
  • Für welches Haus/Grundstück wurde die Leistung erbracht?
  • Stammt die Rechnung aus dem Abrechnungszeitraum oder bezieht sie sich auf eine Leistung aus dem Abrechnungszeitraum?
  • Was für eine Leistung wurde konkret in Rechnung gestellt? Achtung: Reparaturen, mietvertraglich nicht vereinbarte Wartungen und Verwaltungskosten sind keine umlagefähigen Kosten!
  • Gewerbe: Sind auch die durch das Gewerbe verursachten Kosten in der Abrechnung aufgeführt? Sind sie erheblich höher als die Kosten, die durch die Wohnungen verursacht werden?
  • Rechnerische Überprüfung: Stimmen die in der Abrechnung dargestellten Gesamtkosten mit denen aus den vorgelegten Belegen überein?

Verträge:

Wer hat wann mit wem einen Vertrag worüber abgeschlossen?

Achten Sie auch darauf, ob Vollwartungsverträge (beispielsweise bei Aufzügen, Hauswart u. a.) abgeschlossen wurden, hier verstecken sich oft auch Kosten für kleine Instandhaltungen und Instandsetzungen oder Verwaltungstätigkeit. Diese Kosten gehören nicht zu den Betriebskosten!

 

Welches Verhalten des Vermieters ist als Verweigerung der Einsichtnahme anzusehen?

  • wenn er die Einsichtnahme (schriftlich) ablehnt
  • wenn geforderte Belege nicht vorgelegt werden
  • wenn die Belege nicht geordnet zusammengestellt worden sind (Sie also auf der Suche nach den angeforderten Belegen unsortierte Aktenordner alleine durchwühlen müssen)

 

Was sind die Folgen einer Verweigerung?

  • Verweigert der Vermieter die Einsichtnahme, so haben Sie ein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich der Betriebskostennachzahlung (bzw. des Teils der Nachzahlung) für die Positionen, für die die Belege nicht vorgelegt werden. Das heißt: Wenn Sie Ihr Zurückbehaltungsrecht ausdrücklich und schriftlich gegenüber Ihrem Vermieter bzw. der beauftragten Hausverwaltung erklärt haben, müssen Sie die Nachzahlung dafür solange nicht zahlen, bis Ihnen die Belege vorgelegt werden.
  • Sie können Ihr Recht auf Einsichtnahme gerichtlich durchsetzen.

 

Was mache ich nach der Belegeinsicht?

Gehen Sie mit dem Ergebnis der Belegeinsicht wieder zur Beratung der Berliner MieterGemeinschaft e.V., um die weiteren Schritte (Zahlen? Nicht zahlen? Teilbetrag zahlen? Vermieter anschreiben?) abzustimmen.

Haben Sie die Belege durch einen Belegprüfer einsehen lassen, gehen Sie mit dem Protokoll der Stellungnahme ebenfalls zur Beratung. Nehmen Sie alle Unterlagen mit.

 

Weitere Informationen finden Sie in unseren Infoschriften zur

Betriebskostenabrechnung / Heizkostenabrechnung.


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siehe unter "Beratung / Beratungsstellen"