Berliner MieterGemeinschaft e.V.

Interessengemeinschaft und Beratung für Berliner Mieter

Wartungskosten in Betriebskostenabrechnungen

Von Götz Autenrieth

 


Immer häufiger finden sich in Betriebskostenabrechnungen Wartungskosten für die verschiedensten Positionen. Welche Kosten umlagefähig sind, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt, die auch bestimmte Wartungskosten benennt. Aber nicht alle Wartungskosten, die sich in Betriebskostenabrechnungen finden, sind tatsächlich umlagefähig.

 

Was ist eine Wartung?

Laut Duden ist eine Wartung die „Durchführung von Arbeiten an einer technischen Anlage oder Ähnlichem, die der Erhaltung ihrer Funktionsfähigkeit dienen“. Schwieriger zu verstehen, aber detaillierter ist die Formulierung in der DIN 31051, nach der es sich bei Wartungen um Maßnahmen zur Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrats der Betrachtungseinheit handelt. Eine Wartung wird während der Nutzung eines Objekts angewandt und nach technischen Regeln oder einer Herstellervorschrift durchgeführt. Interessant ist auch die Definition im Gabler Wirtschaftslexikon. Dort steht, dass die Wartung eine „Maßnahme der vorbeugenden Instandhaltung“ ist. Zur Wartung werden alle Pflegemaßnahmen von Produktionsanlagen gerechnet wie das Reinigen, Abschmieren, Justieren, Nachfüllen von Betriebsstoffen und Katalysatoren sowie ähnliche Maßnahmen zur Verminderung bzw. Verhinderung von Verschleißerscheinungen. Hier wird bereits das Problem der Abgrenzung zur Instandhaltung deutlich. Diese Abgrenzung ist wichtig, da Kosten für Instandhaltungen keine umlagefähigen Betriebskosten sind. 

Viele Wartungen werden regelmäßig, zum Beispiel jährlich, durchgeführt und zählen damit zu den umlagefähigen Betriebskosten, also zu den Kosten, die nicht vom Vermieter, sondern von den Mieter/innen getragen werden müssen.

Ein typisches Beispiel ist die Wartung von Aufzügen. Hier werden meist jährlich Wartungen durchgeführt, bei denen die Funktionen geprüft und mechanische Teile geölt oder geschmiert werden. Dadurch wird ein sicherer und dauerhafter Betrieb gewährleistet. Auch die Heizung wird jährlich gewartet, geprüft und eingestellt, damit sie störungsfrei und möglichst effizient läuft.

 

Was unterscheidet Wartungsarbeiten von Instandhaltungsmaßnahmen?

Von Wartungen zu unterscheiden sind die Instandhaltung und die Instandsetzung, deren Kosten der Vermieter zu tragen hat. Instandhaltungsmaßnahmen und Reparaturen werden im Gegensatz zu Betriebskosten, die laufend entstehen, durch einen konkreten Anlass wie einen Defekt hervorgerufen. Auch hier eignet sich der Aufzug gut als Beispiel. Wenn der Aufzug defekt und eine Reparatur notwendig ist, handelt es sich um eine Instandsetzung. Es gibt für Aufzüge jedoch sogenannte „Vollwartungsverträge“, die auch Instandhaltungen und Reparaturen beinhalten. Diese Verträge haben für den Vermieter den Vorteil, dass sich die Kosten genau kalkulieren lassen und keine Überraschungen in Form von teuren Reparaturen drohen. Schwierig wird es bei der Umlage der Kosten auf die Mieter/innen, denn dann stellt sich die Frage, welcher Teil der Vollwartung in der Betriebskostenabrechnung berechnet werden darf. Der Anteil ist abhängig vom Anbieter und vom Alter des Aufzugs, da mit zunehmendem Alter das Schadensrisiko steigt und Vollwartungsverträge für ältere Aufzüge daher teurer sind. Hier wird deutlich, dass die Abgrenzung der Wartungs- von den Instandhaltungskosten teils schwierig ist, da bei Wartungsarbeiten oft auch Instandsetzungen miterledigt werden. Dies gilt auch bei Heizungswartungen, da bei diesen häufig Kleinteile oder technische Teile ausgetauscht werden, wenn sie defekt sind. Nicht selten gibt es Streit, was Wartungs- und was Instandhaltungskosten sind, und dann müssen die Juristen ran.

 

Welche Arten von Wartungen gibt es?

Zuerst einmal die „klassischen Wartungen“, die die meisten von uns kennen. Das sind die bereits genannten Wartungen von Aufzügen und Heizungen, außerdem Wartungen von Brandschutztüren, Rauchabzügen und Feuerlöschern, bei denen eine einwandfreie Funktion von lebenswichtiger Bedeutung sein kann. Bei der Wartung von Lüftungen werden meist Schächte gereinigt und die Funktionen von Ventilatoren geprüft oder auch Filter erneuert. Auch die Tanks von Ölheizungen müssen regelmäßig auf Dichtheit geprüft und gereinigt werden. Ein weiterer Posten gehört zu den Wartungen, obwohl er nicht so heißt: der Schornsteinfeger. Er kehrt die Schornsteinzüge, prüft sie auf Undichtigkeiten und führt die Arbeiten regelmäßig aus. In manchen Häusern erfolgt eine Wartung von Rückstauklappen. Diese ist notwendig, wenn Installationen im Haus tiefer liegen als der Kanal in der Straße und somit die Gefahr besteht, dass Abwasser in das Haus drücken kann. Rückstauklappen verhindern das Zurückfließen von Abwasser ins Haus. Für die sichere Funktion dieser Klappen ist eine meist jährliche Prüfung und Reinigung notwendig.

Bei diesen Positionen ist die Notwendigkeit der Wartungen klar erkennbar und es ist nachvollziehbar, dass diese Wartungen, auch im Sinne der Mieter/innen, notwendig sind. 

In den letzten Jahren ist aber zu beobachten, dass Eigentümer und Verwaltungen erfinderischer werden bei der Einführung neuer Wartungsarten. So habe ich bei einer Prüfung in einer Abrechnung der GSW die „Betreuung von Zählerstromanlagen“ entdeckt. Hier wurden je Stromzähler 2,63 Euro und 10,11 Euro berechnet. Welche Leistung dafür erbracht wurde, ist nicht bekannt. Wenn diese Preise auch nicht hoch sind, kommt bei einem großen Wohnungsbestand wie bei der GSW natürlich einiges an Kosten zusammen, sodass sich der Auftrag für das Unternehmen sicher lohnt.

In der Abrechnung einer anderen Verwaltung fanden sich die „Überprüfung der im Objekt befindlichen Hauseingänge, Allgemein- und Verkehrsflächen“ und die „laufende Überprüfung der Funktionsfähigkeit der Hauseingangs- und Kellertüren“. Dazu gab es einen Wartungsvertrag, in dem die „optische Sichtprüfung auf Mängel und Schäden“ und die „Zustands- und Mängelanalyse mit Dokumentation“ vereinbart waren. Hinter dieser etwas kryptischen Formulierung steckt nichts weiter als eine normale Hauswarttätigkeit im Rahmen der Verwaltung. Ist ein Schaden vorhanden, beispielsweise eine gesprungene Glasscheibe oder eine schlecht schließende Tür, wird dieser an die Verwaltung gemeldet, die dann den Reparaturauftrag auslöst. In diesem Fall gab es aber zusätzlich ein Unternehmen, das mit der Hauswarttätigkeit betraut war. Ob sogar eine Doppelberechnung vorliegt, da die Arbeiten sowohl vom Hauswart als auch von einem anderen Unternehmen ausgeführt werden, muss geprüft werden. Weiterhin werden in Betriebskostenabrechnungen mitunter Dach-, Dachrinnen-, Fassaden- und Fensterwartungen berechnet, deren Umlage zweifelhaft ist (siehe nächste Antwort).

Die Wartung von Rolltreppen, Sprinkleranlagen und anderem gibt es nur bei gewerblicher Vermietung; bei Wohnungen spielen sie keine Rolle.

 

Wie erkenne ich, ob Wartungskosten berechnet wurden?

Das ist gar nicht so einfach. Häufig „verstecken“ sich Wartungskosten in anderen Positionen. So wurde zum Beispiel die in der vorigen Antwort genannte Prüfung der Hauseingänge und Türen unter Hauswartkosten abgerechnet. Die Kosten des Wartungsvertrags wurden zu den Hauswartkosten addiert und erhöhten dadurch die Kosten für die Mieter/innen. Wartungskosten – auch nicht umlagefähige – können also die Ursache für Kostensteigerungen oder auffällig hohe Kosten sein. Manchmal werden die Kosten auch „unter falschem Namen“ in der Abrechnung aufgelistet. In einem Fall wurden beispielsweise die Kosten einer Dachwartung als Reinigung von Dachrinnen bezeichnet. Die Reinigung von Dachrinnen stellt eine umlagefähige Position der wiederkehrenden Betriebskosten dar und findet sich daher in vielen Abrechnungen. Allerdings gehören diese zu den sonstigen Kosten, deren Umlage ausdrücklich vereinbart werden muss. Wenn es sich aber um eine Dachwartung handelt, sieht die Sache anders aus. Eine Wartung im klassischen Sinn – schmieren, ölen, einstellen – gibt es bei Dächern nicht. Auch muss ein Dach, bis auf Ausnahmefälle vielleicht, nicht gereinigt werden. Das erledigt die Witterung kostenlos für uns. Bei einer Dachwartung geht es um eine Prüfung des Zustands, um die Beseitigung von Schäden, zum Beispiel nach einem Sturm verrutschte oder defekte Dachziegel, oder um die Befestigung von losen Teilen. Die Ausführung dieser Tätigkeiten ist durchaus sinnvoll, allerdings handelt es sich dabei zweifelsfrei um Instandhaltungsarbeiten, die vom Vermieter zu bezahlen sind.

In manchen Betriebskostenabrechnungen gibt es Erläuterungen, aus denen hervorgeht, aus welchen Einzelbeträgen sich zum Beispiel die Hauswartkosten zusammensetzen. Sind hier mehrere Positionen oder verschiedene Unternehmen aufgelistet, sollte man hellhörig werden und bei der Verwaltung nachfragen. Gibt es keine Erläuterungen, hilft ein Blick in die Abrechnungsunterlagen der Verwaltung weiter. Eine solche Belegeinsicht ist bei Unklarheiten unverzichtbar. Wollen Sie die Umlagefähigkeit oder die Höhe der umgelegten Kosten bestreiten, müssen Sie Ihre Zweifel nämlich detailliert darlegen.

 

Welche Wartungskosten sind gerechtfertigt?

Bei der Einschätzung, ob die Umlage von einer bestimmten Wartung gerechtfertigt ist, kann einem zuerst einmal der gesunde Menschenverstand weiterhelfen. Bei den in der Antwort auf „Welche Arten von Wartungen gibt es?“ genannten und bekannten Wartungsarbeiten an Aufzügen, Heizungen, Brandschutztüren, Rauchabzügen ist klar, dass sie durchgeführt werden müssen. Auch gibt es neue Arten von Wartungen, die sinnvoll sind, wie die Prüfung der Warmwasseranlage auf Legionellen, die dem Schutz unserer Gesundheit dient. Es ist zwar ärgerlich, dass nun eine neue Kostenart in der Abrechnung auftaucht und die Kosten erhöht, aber Untersuchungen haben gezeigt, dass hier eine Gefahr für unsere Gesundheit bestehen kann. Also ist es gut, wenn geprüft wird und der Vermieter geeignete Maßnahmen ergreifen muss, falls ein bestimmter Grenzwert überschritten wird. 

Anders verhält es sich bei der bereits erwähnten angeblichen Wartung von Stromzählern. Haben Sie schon einmal erlebt, dass ein Stromzähler gewartet wurde? Früher hingen Stromzähler häufig jahrzehntelang in Wohnungen und funktionierten einwandfrei. Heute sind sie häufig im Keller angebracht und entziehen sich dadurch unserer laufenden Kontrolle. Mir sind aber keine an Stromzählern auszuführenden Wartungsarbeiten bekannt. Es stellt sich also die Frage, warum die GSW ihre Zählerstromanlagen betreuen lässt und alle anderen Unternehmen nicht.

Auch eine Fassade bedarf keiner Wartung. Wie beim Dach erledigt die Witterung die Reinigung. Bei Beregnung wird die Fassade von anhaftenden Verschmutzungen aus der Luft gereinigt. Die Feststellung von Schäden übernehmen der Hauswart oder ein beauftragter Dienstleister und die Beseitigung der Vermieter im Rahmen der Instandhaltung oder -setzung. Und doch findet sich in Abrechnungen immer häufiger eine Fassadenwartung. Nach meinen Erfahrungen handelt es sich dabei meistens um die Beseitigung von Graffiti. Manche Vermieter schließen einen Vertrag mit einem Unternehmen, das regelmäßig die Fassade inspiziert. Durch die Regelmäßigkeit der Arbeiten soll es sich um wiederkehrende Kosten, also um Betriebskosten handeln. Die Entfernung von Graffiti ist aber keine laufende Tätigkeit, die in einem festen Rhythmus ausgeführt wird, sondern sie hängt von einem konkreten Anlass ab, nämlich dem Besprühen der Fassade mit Graffiti. Nur dann ist die Beseitigung notwendig. Und damit handelt es sich um eine Instandhaltung.

Bei diesen Wartungsarten drängt sich der Verdacht auf, dass Instandhaltungskosten lediglich als Wartung deklariert werden, damit sie auf die Mieter/innen umgelegt werden können. Hier sollte eine genaue Prüfung der Umlagefähigkeit erfolgen.

 

Wie hoch sind Wartungskosten üblicherweise?

Es gibt Kostenpositionen, die viele von uns kennen und daher gut einzuschätzen sind. Die Wartung einer Gasetagenheizung wird in vielen Wohnungen ausgeführt und kostet meist unter 100 Euro pro Jahr. Wenn in Ihrer Abrechnung nun 200 Euro verlangt werden, ist klar, dass dieser Betrag zu hoch ist.

Die Wartung eines Feuerlöschers kostet nur wenige Euro, auch die Kosten der Wartung von Brandschutztüren, Rauchabzügen und Rückstauklappen sind überschaubar.

Bei den Wartungskosten von Aufzügen benötigt man schon mehr Fachwissen, um die Berechtigung der Kostenhöhe einschätzen zu können. Es gibt aber Durchschnittswerte für Aufzugskosten in der Berliner Betriebskostenübersicht, die man als Grundlage heranziehen kann. 

Bei der Reinigung von Dachrinnen kann man den geschätzten Zeitaufwand – oder man hat die Ausführung der Arbeiten schon mal gesehen und weiß, wie lange es gedauert hat – mit einem geschätzten Stundensatz von ca. 50 Euro multiplizieren und so zu einer groben Einschätzung gelangen.

 

Wie sind Mietkosten und Servicegebühren einzuordnen?

In Heizkostenabrechnungen oder bei der Umlage der Kosten für Rauchwarnmelder werden jährliche Kosten für Heizkostenverteiler oder Rauchwarnmelder manchmal als „Service“ bezeichnet. Der Begriff Service suggeriert, dass hier eine Leistung – ähnlich wie die einer Wartung – erbracht wird. An diesem Beispiel sieht man, wie schwierig die Abgrenzung der einzelnen Kostenarten ist. Bei diesen Kosten handelt es sich aber um die Kosten der Anmietung der Geräte – manchmal auch als Leasingkosten bezeichnet. Der Eigentümer will sich auf diese Weise den Kauf sparen und die Kosten auf die Mieter/innen umlegen. Wie bei den Wartungskosten gibt es auch bei Mietkosten einen Trend zur Ausweitung und Abwälzung von Kosten auf die Mieter/innen. Immer öfter werden zum Beispiel die gesetzlich vorgeschriebenen Notrufsysteme der Aufzüge nicht mehr vom Eigentümer gekauft, sondern als Mietkosten in der Betriebskostenabrechnung berechnet. Auch hier sollte eine genaue Prüfung der Umlagefähigkeit erfolgen. 

 

Was tun, wenn die Betriebskostenabrechnung nicht nachvollziehbar ist? 

Bei Zweifeln an der Korrektheit Ihrer Abrechnung ist es aus den genannten Gründen empfehlenswert, sich fachlichen Rat zu holen. Gehen Sie in die Beratung der MieterGemeinschaft und lassen Sie Ihre Abrechnung prüfen (Betriebskostenberatung).

 

Götz Autenrieth ist Sachverständiger für Erkennung, Bewertung und Sanierung von Schimmelpilzschäden (TÜV), zertifizierter Bauschadenbewerter (Dekra) und Fachmann für Energie, Mängel und Betriebskosten in Gebäuden.

 

Bitte beachten Sie: Der Beitrag wurde im MieterEcho Nr. 393 / Februar 2018 veröffentlicht und gibt die Rechtslage zum Zeitpunkt der Drucklegung wieder!


Unser Beitrittsformular macht Ihren Beitritt kinderleicht.

Hausversammlungen

Gemeinsam stark!

Hausversammlungen können ein gutes Mittel sein, sich gegen Forderungen des Vermieters zu wehren. Wir unterstützen Sie dabei: 030 / 21002584!

Folgen Sie uns jetzt auf Facebook und Twitter - Aktuelles zu Mietrecht und Wohnungspolitik

Ferienwohnungen

Unsere Umfrage

Falls sich eine oder mehrere Ferienwohnung(en) in Ihrem Haus befinden, berichten Sie uns davon und schildern Sie Ihre Erfahrungen in unserer  Online-Umfrage.

Betriebskosten

Betriebskostenrechner

Überprüfen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung mit unserem Betriebskostenrechner!

Veranstaltungsreihe

Milieuschutz un-wirksam?

Die Videos zu dieser Veranstaltung stehen Ihnen auf unserer Seite zur Verfügung.

Frühstück für Erwerbslose, Aufstocker und Geringverdienende in Neuköllner Beratungsstelle

Mieterhöhung mit Begründung über Mietspiegel? – Erfahren Sie, was sie nicht akzeptieren müssen.

Was sollte vor dem Unterschreiben eines Mietvertrages beachtet werden?

Geschäftsstelle:

Möckernstraße 92
10963 Berlin
Tel.: 030 - 216 80 01

Öffnungszeiten der Geschäftsstelle:
Montag, Dienstag, Donnerstag:
10 bis 13 Uhr und 14 bis 17 Uhr
Mittwoch: 10 bis 13 Uhr
Freitag: 10 bis 13 Uhr und 14 bis 16 Uhr

 

Öffnungszeiten der Beratungsstellen:

siehe unter "Beratung / Beratungsstellen"