Ich habe meine Betriebskostenabrechnung für das Abrechnungsjahr 2021 am 11. November 2022 im Briefkasten gehabt. Wie lange habe ich Zeit, gegen diese vorzugehen?
Der Gesetzgeber hat in § 556 Abs. 3 BGB geregelt, dass Mieter/innen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung Einwendungen gegen diese geltend machen können. In Ihrem konkreten Fall bedeutet das also, dass die Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum 30. November 2023 beim Vermieter eingegangen sein müssen.
Dass meine Zeit zur Überprüfung so lang ist, ist ja gut. Aber die Nachzahlung soll ich schon innerhalb der nächsten zwei Wochen leisten. Erkenne ich durch Zahlung dann nicht die Richtigkeit der Vermieterforderung an, bevor ich sie tatsächlich überprüfen konnte?
Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder zahlen Sie die Nachforderung „unter Vorbehalt“. Damit geben Sie dem Vermieter zu verstehen, dass mit der Zahlung keine Anerkennung der Abrechnung als richtig verbunden ist. Dazu vermerken Sie bei der Überweisung im Verwendungszweck „unter Vorbehalt“. Oder – wenn Sie bereits Auffälligkeiten oder Fehler in der Abrechnung gefunden haben, die die geltend gemachte Forderung übersteigen – teilen Sie dem Vermieter Ihre konkreten Einwendungen innerhalb der Zahlungsfrist mit und bitten um Klärung oder Belegeinsicht. Teilen Sie dem Vermieter auch mit, dass Sie bis zur vollständigen Überprüfung der Abrechnung von Ihrem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen. Das bedeutet, solange keine Klärung Ihrer Einwendungen oder die begehrte Belegeinsicht erfolgt ist, zahlen Sie die Nachforderung nicht. Ein Schreiben, in dem Sie lediglich „Widerspruch“ einlegen oder der Abrechnung ohne Angabe von konkreten Gründen widersprechen, reicht nicht aus.
Muss der Vermieter Teilzahlungen akzeptieren, wenn die Nachforderung so hoch ist, dass ich nicht alles in einer Zahlung leisten kann?
Sollte es Ihnen nicht möglich sein, die Nachforderung als Einmalzahlung zu erbringen, bitten Sie den Vermieter um Ratenzahlung. Hier ist es sinnvoll, dass Sie ihm gleich einen entsprechenden Vorschlag hinsichtlich der Höhe der Raten unterbreiten und parallel auch ohne Rückmeldung des Vermieters schon einmal eine „Anzahlung“ leisten. Generell muss der Vermieter eine Ratenzahlung nicht akzeptieren. Lehnt der Vermieter ab und übersteigt die Nachforderung den Betrag einer Monatsmiete, sollten Sie sich das Geld anderweitig leihen.
Mein Vermieter hat mir nicht nur die Abrechnung für das Jahr 2021, sondern auch die bisher nicht zugestellten Abrechnungen von 2020 und 2019 zugesandt. Alle mit Nachforderungen. Wie gehe ich damit um?
Sollten Sie wegen der fehlenden Abrechnungen für 2019 und 2020 ein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich der laufenden Betriebskostenvorauszahlungen geltend gemacht haben, müssen Sie diese nun nachzahlen, da der Grund für das Einbehalten der Vorauszahlungen durch die Abrechnung weggefallen ist. Die Nachforderungen aus den Abrechnungen für 2019 und 2020 müssen Sie nicht zahlen, da der Vermieter die Abrechnungsfrist versäumt hat. § 556 Abs. 3 BGB bestimmt, dass die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums bei Ihnen vorliegen muss. Haben Sie mietvertraglich als Abrechnungszeitraum den 1. Januar bis 31. Dezember vereinbart, hätte Ihnen die Abrechnung für 2019 bis zum 31. Dezember 2020 und die für 2020 bis zum 31. Dezember 2021 zugehen müssen. Nur in wenigen Ausnahmefällen ist es dem Vermieter erlaubt, die Abrechnungsfrist zu überschreiten. Dies ist nur der Fall, wenn der Vermieter die Fristversäumnis nicht zu vertreten hat, also Umstände vorlagen, die ihn an einer rechtzeitigen Abrechnung gehindert haben. Die Anforderungen hieran sind sehr streng. Beruft sich Ihr Vermieter auf eine solche Ausnahme, lassen Sie sich von uns beraten! Für Guthaben gilt die Ausschlussfrist übrigens nicht. Diese sind auch beim Überschreiten der Abrechnungsfrist an Sie auszuzahlen.
Wenn sich durch die Überprüfung herausstellt, dass die Abrechnung nicht oder in Teilen nicht korrekt war, ich aber die Nachforderung – wenn auch unter Vorbehalt – gezahlt habe, wie bekomme ich dann meine Überzahlung zurück? Kann ich die von meiner nächsten Mietzahlung einbehalten?
Sind die Fehler unstreitig, also hat der Vermieter diese eingeräumt, dann können Sie die entsprechenden Beträge mit der nächsten Mietzahlung verrechnen. Sie sollten dies aber auf dem Überweisungsträger vermerken und dem Vermieter dieses Vorgehen schriftlich ankündigen. Ist der Vermieter mit der Korrektur nicht einverstanden oder reagiert nicht auf Ihre Einwendungen, besteht die Möglichkeit, Klage auf Rückzahlung der überzahlten Beträge zu erheben. Alternativ ist es bei kleineren Beträgen auch möglich, diese mit der nächsten Mietzahlung zu verrechnen. Um zu prüfen, welche Variante in Ihren Fall sinnvoll ist, lassen Sie sich bitte beraten. Vereinbaren Sie dazu einen Termin über die Geschäftsstelle der BMG.
Die Betriebskostenabrechnungen machen mich mit den vielen Zahlen und Daten immer wieder ziemlich hilflos. Gibt es praktische Tipps, wie ich am besten vorgehe?
Zunächst einmal sollten Sie überprüfen, ob der Abrechnungszeitraum eingehalten wurde, die Abrechnung also innerhalb der Jahresfrist zugegangen ist. Ferner sollten Sie prüfen, ob die von Ihnen geleisteten Vorauszahlungen richtig angegeben worden sind. Es empfiehlt sich auch, die einzelnen Beträge durchzurechnen und zu prüfen, ob die angegebenen Gesamtkosten stimmen.Unabhängig davon sollten Sie die Abrechnung mit der aus dem Vorjahr vergleichen. Prüfen Sie die jeweiligen Positionen auf erhebliche Kostensteigerungen im Vergleich zum Vorjahr. Sollte dies der Fall sein, sollten Sie den Vermieter anschreiben und um Belegeinsicht in die zugrunde liegenden Rechnungsunterlagen, Verträge und Leistungsbeschreibungen für die jeweiligen Positionen bitten. Liegen Ihnen Kopien der jeweiligen Unterlagen vor, vereinbaren Sie bitte einen Termin für eine Beratung, damit wir die Unterlagen dann gemeinsam prüfen können. Sollten Sie selbst die Belegeinsicht durchführen, machen Sie Fotos von den entsprechenden Unterlagen, drucken diese aus und vereinbaren dann ebenfalls einen Beratungstermin über die Geschäftsstelle. Tauchen plötzlich neue Kostenarten in der Betriebskostenabrechnung auf, prüfen Sie anhand Ihres Mietvertrags und eventueller Nachträge, ob diese Posten als umlagefähig vereinbart worden sind.
Meinen Nachbar/innen im Haus geht es da ganz ähnlich wie mir. Könnte es was bringen, sich da zusammen zu tun, wir erhalten die Abrechnungen ja meist zeitgleich?
Das macht auf jeden Fall Sinn, insbesondere dann, wenn Sie zur Prüfung der Abrechnung Belegeinsicht nehmen müssen. Beachten Sie: Auf Übersendung von Belegen haben Sie nur in wenigen Ausnahmefällen einen Anspruch. In der Regel müssen Sie die Belege beim Vermieter einsehen. Schließen Sie sich zusammen, können Sie sich die Arbeit dort teilen. Gleichzeitig können Sie gegenseitig Zeuge/Zeugin sein, falls Unterlagen fehlen oder diese so ungeordnet sind, dass eine Einsicht eigentlich nicht möglich ist.
Was heißt Belegeinsicht eigentlich, was darf ich da alles sehen und muss ich wirklich beim Vermieter dafür vorbeischauen oder habe ich einen Anspruch auf Kopien?
Im Rahmen der Belegeinsicht dürfen Sie Einsicht nehmen in Rechnungen, Verträge und Leistungsbeschreibungen, aber auch in Ableseprotokolle für Heizung und Wasser der Dienstleiser wie beispielsweise der ISTA. Einige Vermieter versuchen immer wieder mit dem Hinweis auf Datenschutz die Einsicht in Verträge, Protokolle oder Rechnungen zu verweigern. Dies ist unzulässig, das ist bereits vielfach gerichtlich entschieden worden. Einen Anspruch auf Kopien haben Sie aber nur dann, wenn der Vermieter kein Büro am Wohnort hat. Sind Sie Mieter/in im sozialen Wohnungsbau, haben Sie einen Anspruch auf Übersendung von Kopien gegen Erstattung der üblichen Kopierkosten.
In allen anderen Fällen kann Sie der Vermieter auf die Einsichtnahme in seinen Büroräumen verweisen. Wichtig: Die Belege müssen Ihnen dann in geordneter Form vorgelegt werden. Ein Karton, aus dem Sie sich die entsprechenden Unterlagen heraussuchen können, genügt diesen Anforderungen nicht.
Wie komme ich an Vergleichsdaten, wenn es sich um die erste Abrechnung im neuen Mietverhältnis handelt?
Hier empfiehlt es sich, die Nachbar/innen zu kontaktieren und diese gegebenenfalls um die Abrechnung aus dem Vorjahr zu bitten. Ansonsten können Sie auch auf der Internetseite der Senatsverwaltung nach dem aktuellen Betriebskostenspiegel schauen:
www.stadtentwicklung.berlin.de/wohnen/betriebskosten/index.shtml
Dieser bietet Anhaltspunkte hinsichtlich der Ortsüblichkeit der geltend gemachten Kostenpositionen. Sollten einzelne Kostenpositionen Ihrer Abrechnung am Oberwert liegen oder diesen sogar übersteigen, ist eine Belegeinsicht in jedem Fall zu empfehlen.
Ich habe in meinem langjährigen Mietverhältnis noch nie eine Betriebskostenabrechnung erhalten, nur seit Einbau der Zentralheizung jährlich eine Heizkostenabrechnung. Was mache ich nun?
Eine Betriebskostenabrechnung erhalten Sie nur dann, wenn in Ihrem Mietvertrag die Zahlung einer Nettokaltmiete nebst Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart ist. Prüfen Sie zunächst Ihren Mietvertrag, was dort vereinbart wurde.Taucht dort lediglich eine Gesamtmiete auf, handelt es sich um eine sogenannte Bruttokaltmiete. Das bedeutet, dass die Betriebskosten in der Miete bereits enthalten sind und eine Abrechnung dieser durch den Vermieter nicht geschuldet ist. Haben Sie eine Nettokaltmiete zuzüglich Vorauszahlungen vereinbart und hat der Vermieter dennoch nicht über die Vorauszahlungen abgerechnet, fordern Sie ihn unter Fristsetzung auf, dies zu tun. Rechnet er dennoch nicht ab, können Sie den Vermieter auf Erteilung der Abrechnungen verklagen. Dies ist bis zu drei Jahre rückwirkend möglich. Im laufenden Mietverhältnis ist es zudem möglich, die laufenden Vorauszahlungen bis zur Erteilung der Abrechnung zurückzubehalten.Um zu klären, welches Vorgehen in Ihrem Fall sinnvoll ist, vereinbaren Sie bitte einen Beratungstermin. Nehmen Sie unbedingt Ihren Mietvertrag und eventuelle Nachträge mit.
Laut meinem Mietvertrag zahle ich eine Bruttokaltmiete, ich schulde also keine extra Vorauszahlungen. Jetzt hat mir mein Vermieter aber eine Abrechnung geschickt und ich soll fast 200 Euro nachzahlen. Muss ich irgendetwas tun?
Auch wenn mietvertraglich keine Vorauszahlungen geschuldet sind und der Vermieter hier unzulässigerweise eine Abrechnung erstellt hat, müssen Sie dieser innerhalb der Jahresfrist widersprechen und darauf verweisen, dass mietvertraglich eine Bruttokaltmiete vereinbart wurde. Dies sollten Sie unbedingt auch tun, wenn eine Abrechnung erstellt wird und diese ein Guthaben ausweist. Auch hier sollten Sie auf die mietvertragliche Vereinbarung hinweisen und das Guthaben in keinem Fall entgegennehmen, da dies im schlimmsten Fall auf eine Umstellung ihrer Mietstruktur von einer Bruttokaltmiete auf Nettokaltmiete plus Vorauszahlungen hinauslaufen könnte.
Lohnt sich eine Überprüfung, wenn ein Guthaben für mich am Ende der Abrechnung herausgekommen ist?
Sie sollten auch hier prüfen, ob die Berechnung Fehler aufweist und es Kostensteigerungen im Vergleich zum Vorjahr gab oder plötzliche neue Betriebskostenarten auftauchen. Sollte dies der Fall sein, lohnt sich auch bei einem Guthaben eine Überprüfung durch eine Belegeinsicht.
Auf welchem Weg mache ich Mitteilungen bezüglich der Betriebskostenabrechnung an meinen Vermieter, zumal ja möglicherweise einiges strittig sein könnte und ich unter Umständen gerichtliche Hilfe beanspruchen muss?
Hinsichtlich jeglicher Korrespondenz gilt, Sie müssen im Zweifel nachweisen können, dass Ihr Vermieter Ihre Nachrichten bekommen hat. Insoweit empfiehlt sich die Übersendung per Einwurfeinschreiben (dann bitte eine Kopie des Schreibens aufbewahren nebst Beleg für das Einschreiben) oder Fax (hier bitte das Übertragungsprotokoll aufbewahren). Die Korrespondenz via E-Mail ist risikobehaftet, da, wenn Ihr Vermieter nicht auf die Nachricht antwortet, kein Nachweis des Zugangs möglich ist.
Sowohl die Betriebs- als auch die Heizkostenabrechnung für 2021 wiesen ein Guthaben auf. Der Vermieter möchte aber dennoch die Vorauszahlungen erhöhen, was kann ich tun?
Sowohl für Mieter/innen auch als Vermieter besteht die Möglichkeit, nach einer Abrechnung die Nebenkostenvorauszahlungen nach unten oder oben anzupassen. Bei einem Guthaben ist eine Erhöhung der Vorauszahlungen eigentlich nicht möglich. Dies geht nur dann, wenn er diese anhand konkreter zu erwartender Kostensteigerungen begründet. Aktuell dürfte also eine Anpassung jedenfalls im Hinblick auf die stark gestiegenen Strom- und Heizkosten zulässig sein. Sollte der Vermieter keine Anpassung der Vorauszahlungen vornehmen, können Sie dies auch freiwillig selbst tun, um unangenehme Überraschungen bei der nächsten Abrechnung zu vermeiden. Dazu setzen Sie den Vermieter einfach schriftlich darüber in Kenntnis, ab wann und auf welchen Betrag Sie ihre Vorauszahlungen künftig anpassen werden.
Bitte beachten Sie:
Der Beitrag wurde im MieterEcho 429 / Januar 2023 veröffentlicht und gibt die Rechtslage zum Zeitpunkt der Drucklegung wieder!