Mieter/innen fragen – wir antworten: Umlage von Betriebskosten

In welchem Fall muss ich Betriebskosten neben der Miete zahlen?

Als Mieter/in sind Sie nur verpflichtet Betriebskosten zu zahlen, wenn im Mietvertrag eine entsprechende Vereinbarung getroffen wurde. Enthält der Mietvertrag keine Vereinbarung, müssen Sie keine Betriebskosten zahlen. Diese sind dann in der Miete enthalten. Man spricht in diesen Fällen von einer Inklusiv- oder Bruttokaltmiete. Im Mietvertrag müssen die von Ihnen zu zahlenden Betriebskosten konkret angegeben sein. Es reicht jedoch aus, wenn der Vermieter im Mietvertrag auf den § 2 BetrkV Bezug nimmt. Ältere Mietverträge verweisen auf Anlage 3 zu § 27 Abs. 1 der II. Betriebskostenverordnung, die bis Ende 2003 galt und inhaltlich weitgehend mit der ab 2004 geltenden BetrkV übereinstimmt. In § 2 der Betriebskostenverordnung findet sich in 17 Ziffern die Aufstellung der umlagefähigen Betriebskosten. Sind die umlagefähigen Betriebskosten im Vertrag einzeln aufgelistet, achten Sie bitte darauf, welche Positionen benannt sind. Sind Sie sich unsicher, lassen Sie Sie sich unter Vorlage des Mietvertrags beraten.

In meinem Mietvertrag gibt es die Position „sonstige Betriebskosten“ . Was ist darunter zu verstehen?

Unter § 2 Ziffer 17 BetrkV werden Betriebskosten, die von den Ziffern 1-16 nicht erfasst werden, aufgefangen. Die Umlage „sonstiger Betriebskosten" ist jedoch nur wirksam, wenn die einzelnen Kostenarten im Mietvertrag detailliert aufgeführt sind. Dies können zum Beispiel Kosten für die regelmäßige Dachrinnenreinigung, die Wartung von Feuerlöschern, Dichtigkeitsprüfung von Gasleitungen, Reinigungskosten für Lichtschächte, Kosten der Wartung von Rauchabzugsanlagen und Rauchmeldern sein. Nicht umlagefähig und daher von Ihnen nicht zu zahlen sind dagegen beispielsweise Verwaltungskosten des Vermieters, Kosten für eine Hausverwaltung einschließlich eines Bereitschaftsdienstes, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, Kosten für leerstehende Wohnungen, Kosten für Arbeitsmittel und Geräte oder auch Instandhaltungsrücklagen eines Wohnungseigentümers bei vermieteten Eigentumswohnungen.

Gehören die Kosten für Rauchwarnmelder zu den Betriebskosten?

Es ist zwischen den Anschaffungskosten und den Wartungskosten zu unterscheiden. Die Anschaffungskosten für die Rauchwarnmelder sind nicht auf die Betriebskosten umlagefähig. Hierzu gehören auch die Kosten der Miete für die Rauchwarnmelder, da sie anstelle der Anschaffungskosten treten. Diese Ansicht wird von den Gerichten jedoch nicht ausnahmslos vertreten. Die Umlage der Wartungskosten für Rauchwarnmelder darf erfolgen, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist, da es sich bei diesen Kosten um „sonstige Betriebskosten“ handelt. In vielen, vor allem älteren Mietverträgen sind Rauchwarnmelder nicht ausdrücklich aufgeführt. Die Kosten für die Wartung können gleichwohl umlegbar sein, wenn im Mietvertrag die Umlage „neu entstehender“ Betriebskosten vereinbart wurde.

Gehören die Kosten der jährlichen Wartung einer Gastherme zu den Betriebs- oder Instandhaltungskosten und wer zahlt für die Wartung der Gastherme?

Um die Frage beantworten zu können, ist eine Abgrenzung zwischen umlagefähigen Wartungskosten und Instandhaltungskosten erforderlich. Gerade bei der Wartung der Gastherme sind die Übergänge zwischen Instandhaltung und Wartung fließend, da die Wartung häufig eine teilweise Instandhaltung beinhaltet. Durch die regelmäßige Wartung der Gastherme soll neben der Funktionsfähigkeit auch die Sicherheit der Nutzung gewährleistet bleiben. Die Umlagefähigkeit der Kosten ist in § 2 Nr. 4 d BetrkV ausdrücklich gesetzlich bestimmt. Daher sind nur die Kosten für die reine Thermenwartung umlagefähig. Oft fallen bei der Wartung allerdings Reparaturarbeiten (zum Beispiel für den Austausch von Kleinteilen) an. Die Materialkosten und auch der anteilige Betrag des Arbeitslohns des Monteurs sind nicht umlagefähig, sondern vom Vermieter zu tragen. Vermieter schließen oft Vollwartungsverträge ab, die eine Kostenabgrenzung erschweren. Reparaturkosten werden oft versteckt in die Rechnung der Wartungsfirma mit aufgenommen. Daher sollten Sie oder ein von Ihnen beauftragter Dritter bei der Wartung der Gastherme vor Ort sein, um zu prüfen, ob Reparaturen vorgenommen werden. Sie sollten in diesen Fällen Einsicht in die Abrechnungsbelege und den Vertrag nehmen.  

Bei der letzten Betriebskostenabrechnung sind die Kosten für die Thermenwartung erheblich gestiegen. Kann ich dagegen etwas unternehmen?

Sie sollten auf jeden Fall Einsicht in die Rechnung nehmen. Es könnten versteckte Reparaturkosten enthalten sein. Ist dies nicht der Fall, lassen Sie sich die Erhöhung erläutern. Eine Vertragsanpassung durch Handwerksfirmen beispielsweise bei Lohnerhöhungen kann zu einer Kostensteigerung führen, die die Vermieter an die Mieter/innen weitergeben. Immer aber muss der Vermieter das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten. Er darf nur die Kosten umlegen, die er auch verursachen würde, wenn er sie selbst tragen müsste.

Kann es sein, dass sich die Grundsteuer fast verdoppelt hat?

Bei der Grundsteuer ist zwischen einem Mehrfamilienhaus und einer Eigentumswohnanlage zu unterscheiden. Bei einem Mehrfamilienhaus erfolgt die Umlage der Grundsteuer nach dem vereinbarten Umlageschlüssel, meist der Wohnfläche (§ 556a BGB), wenn der Vermieter alleiniger Eigentümer ist. Die Grundsteuer wird vom Finanzamt für das gesamte Objekt als einheitlicher Betrag erhoben. Anders sieht dies bei einer Eigentumswohnung aus. Hier wird die Grundsteuer wohnungsbezogen erhoben. Dieser Betrag ist daher auch direkt den einzelnen Wohnungen zuzuordnen und als Betriebskostenposition auf den Mieter umlegbar. Eine Umrechnung nach Umlageschlüssel bzw. Wohnfläche erfolgt nicht. Die erhebliche Erhöhung der Grundsteuer kann darin begründet sein, dass im laufenden Mietverhältnis das Eigentum an einem Mehrfamilienhaus geteilt wird und aus dem Gesamteigentum Eigentumswohnungen werden. Nach der Teilung erfolgt für jede einzelne Wohnung eine neue Festsetzung der Grundsteuer. In einem solchen Fall kann es sein, dass die Grundsteuer sich erhöht hat. Sie sollten schriftliche Auskunft vom Vermieter und Einsicht in den Grundsteuerbescheid des Finanzamtes verlangen.

Ich habe bisher weder eine Betriebskostenabrechnung für das Kalenderjahr 2018 noch für das Jahr 2019 erhalten. Bis wann müssen diese bei mir sein?

Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ist der Vermieter verpflichtet, über die Vorauszahlungen der Nebenkosten jährlich abzurechnen. Maßgeblich hierbei ist jedoch nicht zwingend das Kalenderjahr, sondern der im Mietvertrag vereinbarte Abrechnungszeitraum. Dieser beträgt zwölf Monate. Die Abrechnung der jährlichen Betriebskosten muss Ihnen somit spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums zugehen. Hierbei handelt es sich um eine Ausschlussfrist. Maßgeblich ist der Zugang bei Ihnen, nicht jedoch das Datum auf der Abrechnung bzw. der Absendung. Für die Betriebskostenabrechnung 2018 bedeutet dies, dass Sie wegen der nicht erfolgten Abrechnung Nachzahlungen verweigern dürfen. Dies gilt ausnahmsweise dann nicht, wenn der Vermieter den Verzug nicht zu vertreten hat. Lassen Sie sich dazu beraten. Aber: Sie bleiben berechtigt, ein Guthaben einzufordern. Sie sollten den Vermieter daher unbedingt auffordern, Ihnen die Betriebskostenabrechnung für das Kalenderjahr 2018 noch zu übersenden. Setzen Sie dem Vermieter hierfür eine Frist. Für das Kalenderjahr 2019 hat der Vermieter noch bis zum 31.12.2020 Zeit, Ihnen die Betriebskostenabrechnung zuzustellen. Der Vermieter kann auch nach Ablauf dieser Frist noch abrechnen. Allerdings hat er dann keinen Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen. Sie aber können ein Guthaben noch einfordern. Für den Zugang gilt grundsätzlich: Übersendet der Vermieter Ihnen bei kalenderjährlicher Abrechnung die Betriebskostenabrechnung erst am 30.12.2020 per Post und erhalten Sie diese daher erst am 02.01.2021, ist der Zugang verspätet. Dagegen ist der Zugang noch rechtzeitig, wenn die Abrechnung am letzten Tag der Frist, also am 31.12.2020 bei Ihnen eingeht. Uneinig ist die Rechtsprechung allerdings in der Frage, bis zu welcher Uhrzeit der Zugang zu erfolgen hat. Zum Teil wird gefordert, dass die Betriebskostenabrechnung bis ca. 18:00 Uhr beim Mieter sein muss, denn nur bis zu diesem Zeitpunkt sei eine Kenntnisnahme durch den Mieter zu erwarten und zumutbar. Andererseits komme es auf die Kenntnisnahme des Mieters nicht an, sodass auch ein Zugang bis Mitternacht des letzten Tages noch rechtzeitig sei. Zudem gebe es inzwischen eine Reihe unterschiedlicher Zustelldienste und damit auch keine regelmäßigen Zustellzeiten mehr. Geht Ihnen die Abrechnung bis zum Fristablauf nicht zu, sollten Sie nichts überstürzen. Ich empfehle Ihnen, Ihren Vermieter erst im Januar 2021 unter Fristsetzung aufzufordern, Ihnen die Betriebskostenabrechnung für 2019 zu übersenden.

Der Vermieter hat mir mein Guthaben aus der Abrechnung für das Kalenderjahr 2018 bisher nicht überwiesen, verlangt dagegen von mir, die Nachzahlung aus 2019 innerhalb von vier Wochen zu leisten. Bis wann muss der Vermieter das Guthaben auszahlen bzw. ich die Nachzahlung leisten?

Das Guthaben aus einer Betriebskostenabrechnung ist kein zinsloses Darlehen für den Vermieter. Er ist daher verpflichtet, das Guthaben zeitnah an Sie auszuzahlen. Sollte er dies nicht tun, fordern Sie ihn unter Fristsetzung auf, Ihr Guthaben zu überweisen. Gegebenenfalls können Sie das vom Vermieter ausgewiesene, unstrittige Guthaben nach vorheriger Mitteilung an den Vermieter mit einer später zu zahlenden Miete verrechnen. Der Vermieter seinerseits kann verlangen, dass eine Nachzahlung von ihnen zeitnah beglichen wird. Sie dürfen die Nachzahlung nur verweigern, wenn die Abrechnung fehlerhaft ist und Sie diese berechtigterweise überprüfen. Ihnen steht zur Überprüfung ein Recht auf Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen zu. Ihre Einwendungen müssen Sie Ihrem Vermieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Sind nur einzelne Positionen nicht umlagefähig oder fehlerhaft berechnet und verbleibt dennoch eine berechtigte Nachforderung, ist ein teilweiser Ausgleich der Forderung zu leisten. Lassen Sie sich unbedingt vorher beraten.

Ich habe beim Vermieter die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen gefordert. Muss er mir die Originale vorlegen oder reichen Kopien bzw. digitale Unterlagen aus? Kann ich verlangen, dass mir der Vermieter die Belege zusendet?

Inzwischen führen insbesondere „große“ Vermietungsgesellschaften ein papierloses Büro. Die Originalunterlagen werden eingescannt und nach einer gewissen Zeit vernichtet. Dann ist es nach überwiegender Rechtsprechung grundsätzlich ausreichend, wenn der Vermieter Ihnen bei der Belegeinsicht zur Überprüfung der Betriebskostenabrechnung Ausdrucke der Belege vorlegt. Die Vorlage von Ausdrucken reicht jedoch nicht, wenn Sie berechtigte Zweifel an der Übereinstimmung der Ausdrucke mit den Originalen haben. Pauschale Zweifel genügen nicht, Sie müssen diese konkret angeben (beispielsweise, weil sich aufgrund vorheriger Belege Ungereimtheiten ergeben). Einen Anspruch auf Zusendung von Rechnungsbelegen und Verträgen haben Sie, wenn Sie Mieter/in preisfreien Wohnraums sind, grundsätzlich nicht. Die Einsichtnahme hat in den Geschäftsräumen des Vermieters zu erfolgen. Wenn der Sitz des Vermieters unzumutbar weit weg ist, können Sie die Zusendung verlangen. Beachten Sie auch unsere Infoschriften zur Betriebs- und Heizkostenabrechnung (

www.bmgev.de/mietrecht/infoschriften/

) sowie die weiteren Hinweise auf unserer Internetseite www.bmgev.de.