Betriebskostenabrechnung

In den letzten Jahren habe ich meine Betriebskostenabrechnung immer im Frühjahr bekommen. Jetzt ist schon Oktober und ich habe noch keine Abrechnung erhalten. Wie lange kann sich der Vermieter noch Zeit lassen?

Hierüber gibt das Gesetz Auskunft: In § 556 Abs. 3 BGB ist geregelt, dass den Mieter/innen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums die Abrechnung mitzuteilen ist. Wurde mietvertraglich das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum vereinbart, hat der Vermieter also noch bis zum 31. Dezember 2023 Zeit, Ihnen die Abrechnung für das Jahr 2022 zukommen zu lassen. Die Abrechnung nach dem Kalenderjahr ist allerdings keineswegs Pflicht. Ebenso gut kann beispielsweise ein Zwölfmonatszeitraum vom 1. Mai bis 30. April des Folgejahres vereinbart werden. In diesem Fall hätte der Vermieter über die vom 1. Mai 2021 bis 30. April 2022 entstandenen Betriebskosten bereits bis zum 30. April 2023 abrechnen müssen.  

Ich habe meine Betriebskostenabrechnung für das Abrechnungsjahr 2022 am 1. Oktober 2023 im Briefkasten gehabt. Wie lange habe ich Zeit, gegen diese vorzugehen?

Auch hier regelt § 556 Abs. 3 BGB, dass Mieter/innen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung Einwendungen gegen diese geltend machen können. In Ihrem konkreten Fall bedeutet das, dass Ihre begründeten Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum 31. Oktober 2024 beim Vermieter eingegangen sein müssen.  

In meiner Abrechnung steht, dass ich die Nachzahlung innerhalb der nächsten zwei Wochen leisten soll. Sie sagen, ich habe ein Jahr lang Zeit, Einwendungen geltend zu machen. Was ist denn nun richtig?   

Hierbei handelt es sich um zwei verschiedene Punkte. Richtig ist, dass Sie ein Jahr Zeit haben, um Einwendungen geltend zu machen. Das heißt aber nicht, dass Sie bis dahin keine Nachzahlung leisten müssen. Wenn Sie Zweifel an der Richtigkeit der Nachforderung haben, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder zahlen Sie die Nachforderung unter Vorbehalt. Damit geben Sie dem Vermieter zu verstehen, dass mit der Zahlung keine Anerkennung der Abrechnung als richtig verbunden ist. Hierzu ist erforderlich, dass Sie bei der Überweisung im Verwendungszweck „unter Vorbehalt“ vermerken.  Oder, wenn Sie bereits Auffälligkeiten oder Fehler in der Abrechnung gefunden haben, die die geltend gemachte Forderung übersteigen, teilen Sie dem Vermieter Ihre konkreten Einwendungen innerhalb der Zahlungsfrist mit und bitten um Klärung und/oder Belegeinsicht. Weisen Sie darauf hin, dass Sie bis zur vollständigen Überprüfung der Abrechnung von Ihrem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen. Das bedeutet, Sie zahlen die Nachforderung nicht, solange keine Klärung Ihrer Einwendungen erfolgt ist oder die begehrte Belegeinsicht gewährt wurde. Ein Schreiben, in dem Sie lediglich „Widerspruch“ einlegen oder der Abrechnung ganz allgemein ohne Angabe von konkreten Gründen widersprechen, reicht nicht aus. Lassen Sie sich beraten, wie Sie am besten vorgehen.

Was mache ich, wenn ich die Nachforderung nicht auf einmal zahlen kann? Ist Ratenzahlung möglich?

Sollte es Ihnen nicht möglich sein, die Nachforderung als Einmalzahlung zu erbringen, bitten Sie den Vermieter um Ratenzahlung. Es ist sinnvoll, gleich einen entsprechenden Vorschlag hinsichtlich der Höhe der Raten zu unterbreiten und parallel auch ohne Rückmeldung des Vermieters eine „Anzahlung“ zu leisten. Der Vermieter muss eine Ratenzahlung nicht akzeptieren. Lehnt der Vermieter ab und übersteigt die Nachforderung den Betrag einer Monatsmiete, sollten Sie prüfen, ob die Möglichkeit einer Übernahme der Kosten durch Dritte oder einen Sozialleistungsträger besteht. Bei Fragen hierzu können Sie sich auch an die Sozialberatung bei der Berliner MieterGemeinschaft wenden. 

Mein Vermieter hat die vom 1. Mai 2021 bis 30. April 2022 angefallenen Betriebskosten erst jetzt abgerechnet und mir die Abrechnung Anfang Oktober zukommen lassen. Was nun?

In § 556 Abs. 3 BGB ist geregelt, dass der Vermieter nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist keine Nachforderung mehr geltend machen kann, es sei denn, er hat die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten. Somit gilt in der Regel: Endete die Abrechnung mit einer Nachforderung, können Sie diese unter Verweis auf das Verstreichen der Abrechnungsfrist ablehnen. Dies teilen Sie dem Vermieter per Einwurfeinschreiben oder Fax schriftlich mit.  Unabhängig davon, dass Sie die Nachforderung nicht zahlen müssen, haben Sie natürlich das Recht, die Abrechnung zu prüfen und die zugrunde liegenden Belege einzusehen, möglicherweise sind ja überhöhte oder nicht umlagefähige Kosten abgerechnet worden. Endete die Abrechnung mit einem Guthaben, spielt die Fristüberschreitung keine Rolle. Das Guthaben steht Ihnen selbstverständlich trotzdem zu. 

Ich habe gelesen, dass eine Nachforderung nicht ausgeschlossen ist, wenn der Vermieter das Überschreiten der Abrechnungsfrist nicht zu vertreten hat. Was bedeutet das?

Wie vorstehend gesagt: Nur in wenigen Ausnahmefällen ist es dem Vermieter erlaubt, die Abrechnungsfrist zu überschreiten. Dies ist nur der Fall, wenn Umstände vorlagen, die ihn an einer rechtzeitigen Abrechnung gehindert haben. Die Anforderungen hieran sind sehr streng. Er muss nachweisen, dass er nicht fristgerecht abrechnen konnte. Beruft sich Ihr Vermieter auf eine solche Ausnahme, lassen Sie sich von uns beraten! 

Ich würde mir gerne die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegenden Rechnungsunterlagen anschauen. Wie mache ich das?

Als Mieter/in haben Sie Anspruch auf Belegeinsicht. Sie dürfen Einsicht nehmen in Rechnungen, Verträge und Leistungsbeschreibungen, aber auch in Ableseprotokolle für Heizung und Wasser der Dienstleister wie beispielsweise der ISTA. Einige Vermieter versuchen immer wieder, die Einsicht in Verträge, Protokolle oder Rechnungen mit dem Hinweis auf Datenschutz zu verweigern. Dies ist unzulässig, das ist bereits vielfach gerichtlich entschieden worden. Üblicherweise erfolgt die Belegeinsicht in den Büroräumen des Vermieters. Wichtig: Die Belege müssen Ihnen in geordneter Form vorgelegt werden. Ein Karton, aus dem Sie sich die entsprechenden Unterlagen heraussuchen müssen, genügt diesen Anforderungen nicht. Wenn Sie Einsicht nehmen wollen, schreiben Sie den Vermieter per Einschreiben oder Fax an und bitten um einen Termin zur Belegeinsicht. In diesem Zusammenhang sollten Sie gleich mitteilen, welche Belege Sie prüfen wollen. Reagiert der Vermieter hierauf nicht, schreiben Sie ihn erneut unter konkreter Benennung von Terminvorschlägen an. Erfolgt auch hierauf keine Reaktion, kündigen Sie schriftlich Ihr Kommen zur Durchführung der Belegeinsicht an. Werden Ihnen die Belege zu dem von Ihnen angekündigten Termin nicht vorgelegt oder lässt man Sie gar vor Ort abblitzen, gilt die Belegeinsicht als verweigert. Lassen Sie sich beraten, welche Rechte sich aus der Verweigerung für Sie ergeben und wie Sie diese durchsetzen können.

Aus dem Vorjahr weiß ich, dass die Belegeinsicht sehr aufwendig ist und hohe Konzentration erfordert, kann ich mir Kopien übersenden lassen?

Nur Mieter/innen im sozialen Wohnungsbau haben einen Anspruch auf Übersendung von Kopien. Mieter/innen in preisfreien Wohnungen haben nur dann einen Anspruch auf Übersendung von Kopien, wenn der Vermieter kein Büro am Wohnort hat. 

Mein Vermieter und auch die Hausverwaltung sitzen in München, wie komme ich da an die Belege?

Hat der Vermieter kein Büro am Wohnort, schreiben Sie ihn entweder per Einschreiben oder Fax an und bitten unter genauer Benennung der Belege um die Übersendung von Kopien gegen Erstattung der üblichen Kopierkosten.

Betriebskostenabrechnungen mit den vielen Zahlen und Daten sind für mich wie ein Buch mit sieben Siegeln. Gibt es praktische Tipps, wie ich am besten bei der Prüfung vorgehe?  

Zunächst überprüfen Sie, ob der Abrechnungszeitraum eingehalten wurde, die Abrechnung also innerhalb der Jahresfrist zugegangen ist. Ferner sollten Sie prüfen, ob die von Ihnen geleisteten Vorauszahlungen richtig angegeben worden sind. Es empfiehlt sich auch, die einzelnen Beträge durchzurechnen und zu prüfen, ob die angegebenen Gesamtkosten stimmen. Notieren Sie das Ergebnis Ihrer Kontrolle.Auch sollten Sie die Abrechnung mit der aus dem Vorjahr vergleichen und auf erhebliche Kostensteigerungen prüfen. Ist dies der Fall, schreiben Sie Ihren Vermieter an und bitten um Belegeinsicht in die zugrunde liegenden Rechnungsunterlagen, Verträge und Leistungsbeschreibungen für die jeweiligen Posten. Können Sie die Unterlagen nicht im Büro des Vermieters kopieren, machen Sie Fotos von den Unterlagen. Vereinbaren Sie nach der Belegeinsicht einen Termin für eine Beratung, bringen Sie die ausgedruckten Unterlagen mit, damit wir diese gemeinsam prüfen können. Tauchen plötzlich neue Kostenarten in der Betriebskostenabrechnung auf, prüfen Sie anhand Ihres Mietvertrags und eventueller Nachträge, ob diese Posten als umlagefähig vereinbart worden sind. 

Wenn sich durch die Überprüfung herausstellt, dass die Abrechnung nicht oder in Teilen nicht korrekt war, ich aber die Nachforderung schon unter Vorbehalt gezahlt habe, wie bekomme ich dann mein Geld zurück?

Sind die Fehler unstreitig, also hat der Vermieter diese eingeräumt, können Sie die entsprechenden Beträge mit der nächsten Mietzahlung verrechnen. Kündigen Sie dem Vermieter die Verrechnung vorher schriftlich an und vermerken diese auf dem Überweisungsträger. Ist der Vermieter mit der Korrektur nicht einverstanden oder reagiert er nicht auf Ihre Einwendungen, besteht die Möglichkeit, Klage auf Rückzahlung der überzahlten Beträge zu erheben. Alternativ ist auch hier eine Verrechnung mit der nächsten Mietzahlung möglich, jedenfalls dann, wenn es sich um Beträge handelt, die deutlich unter dem Betrag von einer Monatsmiete liegen. Um zu prüfen, welche Variante in Ihren Fall sinnvoll ist, lassen Sie sich bitte beraten.

In meinem Mietvertrag steht etwas von Bruttokaltmiete, eine Betriebskostenabrechnung habe ich noch nie bekommen, ist das richtig so?

Eine Betriebskostenabrechnung erhalten Sie nur dann, wenn in Ihrem Mietvertrag die Zahlung einer Nettokaltmiete nebst Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart ist. Prüfen Sie Ihren Mietvertrag.Taucht dort lediglich eine Gesamtmiete auf, handelt es sich um eine sogenannte Bruttokaltmiete. Das bedeutet, dass die Betriebskosten in der Miete bereits enthalten sind und eine Abrechnung dieser durch den Vermieter nicht geschuldet ist. Es ist also vollkommen in Ordnung, wenn Sie keine Abrechnung bekommen.  Haben Sie eine Nettokaltmiete zuzüglich Vorauszahlungen vereinbart und hat der Vermieter nicht über die Vorauszahlungen abgerechnet, fordern Sie ihn unter Fristsetzung auf, dies zu tun. Rechnet er dennoch nicht ab, können Sie den Vermieter auf Erteilung der Abrechnungen verklagen. Dies ist bis zu drei Jahre rückwirkend möglich. Im laufenden Mietverhältnis ist es zudem möglich, die laufenden Vorauszahlungen bis zur Erteilung der Abrechnung zurückzubehalten. 

Laut meines Mietvertrags habe ich eine Bruttokaltmiete, ich schulde also keine extra Vorauszahlungen. Jetzt wurde mir aber eine Abrechnung geschickt und ich soll ca. 200 Euro nachzahlen. Muss ich irgendetwas tun?

Auch wenn mietvertraglich keine Vorauszahlungen geschuldet sind und der Vermieter hier unzulässigerweise eine Abrechnung erstellt hat, müssen Sie innerhalb der Jahresfrist widersprechen und darauf verweisen, dass mietvertraglich eine Bruttokaltmiete vereinbart wurde. Dies gilt auch, wenn eine Abrechnung erstellt wird und diese ein Guthaben ausweist. Auch hier sollten Sie auf die mietvertragliche Vereinbarung hinweisen und das Guthaben in keinem Fall entgegennehmen, da dies im schlimmsten Fall als eine Umstellung ihrer Mietstruktur von einer Bruttokaltmiete auf Nettokaltmiete plus Vorauszahlungen umgedeutet werden könnte.

Hinsichtlich der Korrespondenz mit dem Vermieter haben Sie immer wieder von Fax oder Einwurfeinschreiben gesprochen. Reicht nicht auch einfach eine Mail?

Hinsichtlich jeglicher Korrespondenz gilt, dass Sie im Zweifel nachweisen müssen, dass Ihr Vermieter Ihre Nachrichten bekommen hat. Insoweit empfiehlt sich die Übersendung per Einwurfeinschreiben (eine Kopie des Schreibens nebst Beleg für das Einschreiben aufbewahren) oder Fax (hier das Übertragungsprotokoll aufbewahren). Die Korrespondenz via E-Mail ist risikobehaftet, da ohne direkte Antwort Ihres Vermieters auf die Nachricht kein Nachweis des Zugangs möglich ist. Dies ändert sich übrigens auch dann nicht, wenn Sie Ihre Mail mit einer Lesebestätigung verschickt haben.

Sowohl die Betriebs- als auch die Heizkostenabrechnung für 2022 wiesen ein Guthaben auf. Der Vermieter möchte aber dennoch die Vorauszahlungen erhöhen, was kann ich tun?

Sowohl für Mieter/innen auch als Vermieter besteht die Möglichkeit, nach einer Abrechnung die Nebenkostenvorauszahlungen nach unten oder oben anzupassen. Bei einem Guthaben ist eine Erhöhung der Vorauszahlungen eigentlich nicht möglich. Dies geht nur dann, wenn der Vermieter diese anhand konkreter zu erwartender Kostensteigerungen begründet. Die Anpassung der Vorauszahlungen können Sie auch selbstständig vornehmen, um unangenehme Überraschungen bei der nächsten Abrechnung zu vermeiden. Dazu setzten Sie den Vermieter einfach schriftlich darüber in Kenntnis, ab wann und auf welchen Betrag Sie Ihre Vorauszahlungen künftig anpassen werden. 

Bitte beachten Sie: Der Beitrag wurde im MieterEcho 437 / Dezember 2023 veröffentlicht und gibt die Rechtslage zum Zeitpunkt der Drucklegung wieder!