Berliner MieterGemeinschaft e.V.

Interessengemeinschaft und Beratung für Berliner Mieter

Betriebskostenabrechnung (II)

Von Rechtsanwalt Mirko Walther

RA Walther


 Was muss der Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung beachten?

Die Grundsätze zur Betriebskostenabrechnung sind in § 556 ff. BGB festgelegt. Bei der Abrechnung von Betriebskosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Vermieter wirtschaften nur dann ordnungsgemäß, wenn sie lediglich diejenigen Leistungen erbringen oder erbringen lassen, die zum vertragsgemäßen Gebrauch der Mietsache erforderlich, nicht überteuert und nicht vermeidbar sind. Dabei steht ihnen aber ein gewisser Ermessens- und Beurteilungsspielraum zu. Der Umlagemaßstab der Kosten auf die einzelnen Mieter/innen kann durch gesetzliche Regelungen, beispielsweise die Heizkostenverordnung für Heiz- und Warmwasserkosten vorgegeben sein. Ist der Umlagemaßstab nicht gesetzlich geregelt und ist im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Achtung: Es ist immer von der Gesamtwohnfläche des Hauses auszugehen, nicht von der aktuell vermieteten Fläche.
Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter/innen abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch bzw. der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.
Ist etwas anderes vereinbart, kann der Vermieter einseitig durch Erklärung in Textform bestimmen, dass künftig Betriebskosten ganz oder teilweise verbrauchsabhängig abgerechnet werden sollen. Diese Erklärung ist nur zu Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig. Sind die Kosten bisher in der Miete enthalten, ist diese entsprechend herabzusetzen.

Ich leiste monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten. Wann muss der Vermieter über die Betriebskosten abrechnen?
Die Pflicht zur Abrechnung ist in § 556 Absatz 3 BGB gesetzlich definiert. Über die Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum beträgt grundsätzlich zwölf Monate. In der Regel umfasst der Abrechnungszeitraum den 1. Januar bis 31. Dezember, die Abrechnung muss Ihnen dann bis zum 31. Dezember des Folgejahres vorliegen. Möglich sind auch andere Abrechnungszeiträume wie vom 1. Oktober bis 30. September. Auch können die Abrechnungszeiträume für „kalte“ Betriebskosten und für Heizkosten auseinanderfallen.
Die Abrechnung muss Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Hierbei handelt es sich um eine Ausschlussfrist. Das bedeutet: Liegt Ihnen bis dahin keine Abrechnung vor, kann der Vermieter Nachforderungen nicht mehr geltend machen, er ist mit Nachforderungen ausgeschlossen. Nachzahlungen kann der Vermieter dann nur noch verlangen, wenn er nachweisen kann, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Guthaben der Mieter/innen gehen durch die zwölfmonatige Ausschlussfrist nicht verloren. Ist Ihr Vermieter mit der Abrechnung in Verzug, sollten Sie ihn schriftlich mit Fristsetzung zur Abrechnung auffordern. Bis zur Vorlage der Abrechnung können Sie die Vorauszahlungen zurückbehalten, müssen das dem Vermieter aber ankündigen.
Zur Wahrung der Abrechnungsfrist bei Versendung auf dem Postweg reicht es nicht, die Betriebskostenabrechnung rechtzeitig abzusenden. Die Abrechnung muss Ihnen noch innerhalb der Jahresfrist zugehen (Urteil vom 21. Januar 2009, AZ: VIII ZR 107/08).
Achtung: Sie haben 30 Tage Zeit, die Abrechnung zu prüfen. Müssen Sie im Ergebnis der formell ordnungsgemäßen Abrechnung eine Nachzahlung leisten, so geraten Sie 30 Tage nach Zugang der Abrechnung in Zahlungsverzug, sofern der Vermieter in der Abrechnung auf diese Frist aufmerksam gemacht hat.
Die Frist von 30 Tagen gilt auch für die Auszahlung eines Guthabens durch den Vermieter.
Es genügt zur Wahrung der Abrechnungsfrist eine formell ordnungsgemäße Abrechnung. Es müssen die Gesamtkosten des Objekts genannt sein, der auf die Mieter/innen entfallende Anteil muss ausgewiesen sein, die Verteilerschlüssel, nach welchen die Kosten umgelegt wurden, müssen ersichtlich und klar und die geleisteten Vorauszahlungen müssen berücksichtigt sein. Formelle Fehler kann der Vermieter nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht nachbessern. Materielle Fehler in der Abrechnung wie beispielsweise die Berechnung nicht umlagefähiger Betriebskosten oder Rechenfehler sind für die Fristwahrung unerheblich. Der Vermieter kann die Abrechnung inhaltlich nachbessern.

Was muss ich tun, wenn die Abrechnung nicht nachvollziehbar ist und sich einige Betriebskosten gegenüber dem Vorjahr drastisch erhöht haben?
Ist die Abrechnung fehlerhaft, müssen Sie Einwendungen erheben. Die Frist ist in § 556 Absatz 3 Satz 5 BGB geregelt und beträgt 12 Monate. Auch das ist eine Ausschlussfrist. Spätere Einwendungen sind ausgeschlossen, wenn Sie nicht nachweisen, dass Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Die Frist beginnt nur zu laufen, wenn die Abrechnung den formellen Anforderungen genügt. Vorsicht: Die formellen Anforderungen wurden in den letzten Jahren durch die Rechtsprechung erheblich herabgesetzt.
Ihre Einwendungen müssen konkret sein. Es ist nicht ausreichend, wenn Sie beispielsweise einen hohen Wasserverbrauch einfach nur bestreiten. Zur Prüfung ist eine Belegeinsicht unumgänglich. Sie haben ein Recht darauf, sämtliche der Abrechnung zugrundeliegende Belege einzusehen. Zur Übersendung von Belegkopien ist der Vermieter nur in begrenzten Ausnahmefällen verpflichtet. Der BGH hat hierzu bereits entschieden (Urteil vom 8. März 2006, AZ: VIII ZR 78/05). Er wies darauf hin, dass Mieter/innen preisfreien (also freifinanzierten) Wohnraums grundsätzlich keinen Anspruch auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege zur Betriebskostenabrechnung haben. Der Vermieter sei gemäß § 259 Absatz 1 BGB lediglich verpflichtet, „eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltende Rechnung mitzuteilen und Belege ‚vorzulegen‘  “. Dagegen ist für preisgebundene Wohnraummietverhältnisse – also öffentlich geförderte Sozialwohnungen – in § 29 Absatz 2 Satz 1 Neubaumietenverordnung (NMV) bestimmt, dass Mieter/innen anstelle der Einsicht in die Berechnungsunterlagen Ablichtungen davon gegen Erstattung der Auslagen verlangen können.
Ausnahmsweise kann aber auch im preisfreien Wohnraum ein Anspruch auf Übersendung von Belegkopien bestehen, wenn die Einsichtnahme beim Vermieter oder dessen Hausverwaltung zum Beispiel aufgrund großer räumlicher Entfernung oder wegen einer körperlichen Behinderung des Mieters/der Mieterin unzumutbar ist. Der Vermieter kann dann einen angemessen Kostenvorschuss anfordern.

Darf ich mich bei der Belegeinsicht begleiten lassen und darf ich Kopien oder Fotos von Abrechnungsunterlagen fertigen?
Wenn Sie die Richtigkeit einer Betriebskostenabrechnung überprüfen wollen, ist in der Regel eine Einsicht in die Abrechnungsbelege erforderlich. Wollen Sie bei der Belegeinsicht fachliche Unterstützung, können Sie sich begleiten lassen oder auch jemanden bevollmächtigen, die Belegeinsicht für Sie vorzunehmen.
Ein Problem bei der Einsichtnahme ist zumeist, dass es Ihnen aufgrund des Umfangs der Abrechnungsbelege und der Komplexität der Betriebskostenabrechnung bei Einsicht vor Ort kaum möglich sein wird, sich in Ruhe mit den einzelnen Positionen auseinanderzusetzen. Es wird daher unumgänglich sein, von ausgewählten Belegen Ablichtungen anzufertigen, um diese dann zu Hause in Ruhe zu prüfen. Bereits das Amtsgericht München entschied, dass der Anspruch der Mieter/innen auf Belegeinsicht im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auch das Anfertigen von Ablichtungen mit technischen Hilfsmitteln umfasst (Urteil vom 21. September 2009, AZ: 412 C 34593/08). Auch das Landgericht Potsdam entschied, dass Mieter/innen im Rahmen der Einsicht in die Abrechnungsunterlagen grundsätzlich berechtigt sind, mit eigenem Gerät Kopien oder Fotografien von Belegen anzufertigen (Urteil vom 17. August 2011, AZ: 4 S 31/11). Belange des Datenschutzes stehen dem – auch bei der Einsichtnahme in Verträge, die der Vermieter mit Personal oder Dienstleistern geschlossen hat – nicht entgegen.

Wie lange habe ich Zeit, Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung zu erheben, wenn sich herausstellt, dass die Betriebskostenabrechung Positionen enthält, die nicht umlegbar sind?
Der BGH hat vor Kurzem entschieden, dass die Jahresfrist auch für Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung gilt, die nicht umlegbare Betriebskosten enthält (Urteil vom 11. Mai 2016, AZ: VIII ZR 209/15). In seinen Entscheidungsgründen führte der BGH aus, dass § 556 Absatz 3 BGB nicht nur Vermieter verpflichtet, innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums über die angefallenen Betriebskosten und die geleisteten Vorauszahlungen abzurechnen, sondern auch Mieter/innen verpflichtet, Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung innerhalb der gleichen Frist zu erheben (siehe auch MieterEcho Nr. 382/ August 2016).
Der BGH vertritt die Ansicht, dass die einjährige Ausschlussfrist grundsätzlich auch für Einwendungen der Mieter/innen gilt, wenn die Abrechnung Positionen enthält, die nicht als Betriebskosten umlegbar sind. Der BGH begründet die Auffassung mit dem Zweck des gesetzlichen Einwendungsausschlusses, in absehbarer Zeit Klarheit über die wechselseitig geltend gemachten Ansprüche einer Betriebskostenabrechnung herbeizuführen. Die hierdurch beabsichtigte Befriedungsfunktion wäre dem BGH zufolge nicht mehr gewährleistet, wenn die Mieter/innen auch noch nach Fristablauf einwenden könnten, bestimmte Kosten seien nicht umlagefähig.

Mein Vermieter hat das Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung für 2015 noch nicht an mich überwiesen. Können Forderungen oder Guthaben auch verjähren?
Ja, die Verjährung erfasst auch Abrechnungsbeträge. Von der Verjährung zu unterscheiden ist die Abrechnungs- und Ausschlussfrist nach § 556 BGB. Nach dieser muss der Vermieter innerhalb von 12 Monaten nach der Abrechnungsperiode über die Betriebskosten eine Abrechnung erstellen.
Ist die Abrechnungsperiode das Kalenderjahr, muss Ihnen die Abrechnung für das Jahr 2015 bis zum 31. Dezember 2016 zugehen. Erstellt Ihr Vermieter die Abrechnung nicht innerhalb dieser Frist, kann er Nachforderungen nicht mehr geltend machen. Endet eine verspätete Abrechnung mit einem Guthaben für Sie, ist er dennoch zur Auszahlung verpflichtet. Zahlt er dieses nicht aus, müssen Sie Ihre Forderung bis zum 31. Dezember 2019 notfalls gerichtlich geltend machen. Nach Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist ist der Anspruch verjährt. Dasselbe gilt für Ansprüche des Vermieters aus der Betriebskostenabrechnung. Ergibt sich eine Nachforderung, kann er diese ebenfalls bis zum 31. Dezember 2019 geltend machen. Was Mieter/innen oft vernachlässigen: Der Anspruch auf Abrechnung unterliegt ebenfalls der dreijährigen Verjährungsfrist. Rechnen Sie mit einem Guthaben, sollten Sie die Abrechnung fordern und gegebenenfalls klagen.

Wir sind eine WG, bei der alle Mitglieder den Mietvertrag unterschrieben haben. Der Vermieter hat die Betriebskostenabrechnung nur an mich gerichtet. Ist die Abrechnung gegenüber den anderen Mieter/innen wirksam?
Der BGH hat klargestellt, dass der Vermieter bei der Abrechnung der Betriebskosten bei einer Mietermehrheit jede/n Mieter/in ganz oder teilweise in Anspruch nehmen kann (Urteil vom 28. April 2010, AZ: VIII ZR 263/09). Sogenannte Mietermehrheiten wie Ehe-/Lebenspartner/innen oder Wohngemeinschaften sind Gesamtschuldner und haften für Mietforderungen (dazu zählen auch die Betriebskosten) grundsätzlich gesamtschuldnerisch. Der Vermieter kann sich aussuchen, wem er die Abrechnung erteilt und vom wem er die Nachzahlung fordert. Sofern die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums ordnungsgemäß erstellt, aber nur Ihnen zugestellt wurde, wird diese Abrechnung nur Ihnen gegenüber fällig. Gegenüber den anderen Mieter/innen kann der Vermieter keine Ansprüche aus der Abrechnung herleiten. Sie können Ihre Forderungen gegenüber den anderen Mitgliedern der WG geltend machen.

Erfolgt die Umlage der Betriebskosten nach der tatsächlichen oder der vereinbarten Wohnfläche?
Weicht die im Mietvertrag angegebene Wohnfläche von der tatsächlichen Wohnfläche ab, stellt sich die Frage, ob die im Mietvertrag angegebene Fläche als vereinbarter Abrechnungsmaßstab für die Betriebskostenabrechnung gilt oder die tatsächliche Größe der Wohnung. Der BGH vertrat die Auffassung, dass erst bei Flächenabweichungen von mehr als 10% die tatsächliche Mietfläche an die Stelle der vereinbarten Fläche tritt (Urteil vom 31. Oktober 2007, AZ: VIII ZR 261/06 unter Hinweis auf frühere BGH-Urteile). In seiner Rechtsprechung zur Toleranzgrenze rückte der BGH mit Urteil vom 18. November 2015 (AZ: VIII ZR 266/14) hinsichtlich der Flächenabweichung bei Mieterhöhungen von seiner früheren Meinung ab. Nicht Stellung genommen hat der BGH in dieser Entscheidung zu der Frage, ob für die Umlage von Betriebskosten die tatsächliche oder die vereinbarte Wohnfläche maßgeblich ist. Bezüglich der Betriebskostenabrechnung ist seine Rechtsprechung somit unverändert und damit eine Wohnflächenabweichung unterhalb 10% nach wie vor unerheblich. Allerdings wird dies in der Literatur heftig kritisiert.

Bei uns erschien erstmalig in der Betriebskostenabrechnung die Position Ungezieferbekämpfung, weil das Haus von Ameisen befallen war. Außerdem wird die Hausreinigung nur unzureichend durchgeführt, aber voll berechnet. Sind diese Kosten auf uns Mieter/innen umlegbar?
Umlagefähig sind nur Kosten der Ungezieferbekämpfung, die laufend entstehen. Kosten einmaliger, außerordentlicher Aktionen sind nicht umlegbar.
Sobald Sie Leistungs-/ Qualitätsmängel bei der Hausreinigung feststellen, sollten Sie dem Vermieter diese Schlechtleistung sofort anzeigen und ihn auffordern, für eine ordentliche Reinigung zu sorgen. Sichern Sie unbedingt Beweise durch genaue Aufzeichnungen, Fotos mit Datumskennung und holen Sie die anderen Mieter/innen als Zeug/innen mit ins Boot. Denn weil die Betriebskostenabrechnung zumeist erst mehrere Monate nach dem eigentlichen Geschehen zugeht, können die erhobenen Einwände dann meist nicht mehr nachvollzogen und überprüft werden.

Rechtsanwalt Mirko Walther berät in den Beratungsstellen Lichtenberg/ Frankfurter Allee und Treptow/ Dörpfeldstraße.

 

Bitte beachten Sie: Der Beitrag wurde im MieterEcho Nr. 384 / Oktober 2016 veröffentlicht und gibt die Rechtslage zum Zeitpunkt der Drucklegung wieder!


Für weitere Informationen zum Thema empfehlen wir unsere mietrechtliche Infoschriften
- Betriebskostenabrechnung – Tipps für Mieter/innen, die Vorauszahlungen für kalte Betriebskosten leisten
- Heizkostenabrechnung – Tipps für Mieter/innen zur Überprüfung der Heiz- und Warmwasserkosten


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