Berliner MieterGemeinschaft e.V.

Interessengemeinschaft und Beratung für Berliner Mieter

Betriebskostenabrechnung I

Von Rechtsanwältin Ewa Gill


Wie kann ich meine Betriebskostenabrechnung rechnerisch prüfen?
Um zu kontrollieren, ob ein Guthaben oder eine Nachzahlung richtig errechnet wurden, müssen Sie zuerst die Gesamtkosten jeder einzelnen Kostenart durch den Gesamtverteiler teilen. Der Gesamtverteiler ist je nach mietvertraglicher Vereinbarung die Gesamtwohnfläche, der Gesamtverbrauch oder die Anzahl der Personen oder Einheiten im Gebäude. Das Ergebnis müssen Sie mit dem Einzelverteiler multiplizieren. Der Einzelverteiler ist Ihre Wohnfläche, Ihr Verbrauch oder die Anzahl der Personen in Ihrer Wohnung oder Ihre Einheit selbst. So errechnen Sie Ihren Anteil an der jeweiligen Kostenart. Danach rechnen Sie die einzelnen Kostenanteile zusammen und kommen so zu Ihrem Gesamtanteil. Von diesem ziehen Sie die von Ihnen geleisteten Vorauszahlungen ab. Das Ergebnis sollte dem Guthaben bzw. dem Nachzahlungsbetrag aus der Betriebskostenabrechnung entsprechen.

Wann ist eine Betriebskostenabrechnung formell falsch?
Formelle Fehlerhaftigkeit liegt vor, wenn die Abrechnung für juristische Laien nicht nachvollziehbar ist und nicht die geforderten Mindestangaben enthält. Laut Rechtsprechung des BGH bestehen diese Mindestangaben aus: Gesamtkosten der Liegenschaft, Gesamtkosten jeder Kostenart, verwendeter Verteilerschlüssel, Anteil an den jeweiligen Kosten und Höhe der im Abrechnungszeitraum geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen. Ist eine Betriebskostenabrechnung formell fehlerhaft, müssen Sie den sich daraus ergebenden Nachzahlungsbetrag nicht leisten. Formell fehlerhaft können auch nur einzelne Kostenpositionen der Betriebskostenabrechnung sein. In einem solchen Fall müssen Sie Ihren Anteil an dieser Kostenart nicht bezahlen (siehe auch Seite 27). Demgegenüber sind materielle Fehler alle inhaltlichen Fehler in der Betriebskostenabrechnung wie Rechenfehler, falsche Verteilerschlüssel oder nicht umlegbare Kosten.

In meiner aktuellen Betriebskostenabrechnung taucht erstmalig eine neue Kostenart auf. Ist das zulässig?
Welche Kosten der Vermieter auf Sie umlegen darf, hängt von der entsprechenden Vereinbarung in Ihrem Mietvertrag ab. Lassen Sie sich nicht täuschen – es gibt verschiedene Arten von Mietverträgen, das gilt auch für sogenannte Standardmietverträge. Ein Blick in den jeweiligen Vertrag ist unerlässlich! Wenn im Mietvertrag oder später vereinbart wurde, dass Sie sich an der erstmalig berechneten Kostenart beteiligen müssen, darf sie auch in der Betriebskostenabrechnung erscheinen. Ist die betreffende Kostenart jedoch nach dem Mietvertrag oder späteren Vereinbarungen nicht umlegbar, darf sie in der Betriebskostenabrechnung nicht auftauchen. In diesem Fall müssen Sie Ihrem Vermieter innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung schriftlich, am besten per Einschreiben mitteilen, dass er diese Kostenart nicht berechnen darf und Sie den in der Abrechnung geforderten Betrag nicht zahlen werden. Beachten Sie bei der Prüfung Ihrer Unterlagen, dass nach Modernisierungsmaßnahmen, beispielsweise dem Einbau einer Heizung oder eines Aufzugs, neue Betriebskosten entstehen können.

Mein Vermieter verteilt einige Kosten nicht nach der Wohnfläche. Ist das in Ordnung?
Das hängt von der Vereinbarung in Ihrem Mietvertrag ab. Dort können unterschiedliche Verteilerschlüssel vereinbart werden. Meist wird als Umlageschlüssel die Wohnfläche gewählt, üblich sind aber auch die Anzahl der Personen oder der Wohneinheiten und bei verbrauchsabhängigen Kosten der Verbrauch. Ist in Ihrem Mietvertrag  nichts zum Verteilerschlüssel vereinbart, gilt  das Gesetz. § 556a BGB besagt, dass in diesem Fall nach der Wohnfläche, also nach Quadratmetern, umzulegen ist. Bei tatsächlich erfasstem Verbrauch sind die Kosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Heiz- und Warmwasserkosten sind – bis auf geringe Ausnahmen – zu einem festgelegten Maßstab nach einem verbrauchsunabhängigen Kostenanteil und nach dem erfassten Verbrauch zu berechnen.

Aufgrund der Betriebskostenabrechnung soll ich nicht nur eine Nachzahlung leisten, sondern auch mehr Miete zahlen. Ist das rechtens?
Der Vermieter darf in der Tat die Vorauszahlungen auf die Betriebskosten erhöhen. Allerdings nur, wenn die Betriebskostenabrechnung dazu Anlass bietet. Das ist der Fall, wenn diese mit einer Nachzahlung für Sie endet, da dadurch deutlich wird, dass die bisher geleisteten Vorauszahlungen nicht ausreichen, um die tatsächlich anfallenden Betriebskosten zu decken. Aus der Betriebskostenabrechnung ergibt sich auch, um wie viel der Vermieter die Vorauszahlungen grundsätzlich erhöhen kann. Man teilt den Nachzahlungsbetrag durch zwölf und das Ergebnis ist die Obergrenze für die monatliche Erhöhung. Beispiel: Bei einer Nachzahlung von 120 Euro darf der Vermieter die monatlichen Vorauszahlungen grundsätzlich höchstens um 10 Euro monatlich erhöhen. Allerdings kann der Vermieter bei der Erhöhung auch bereits konkret zu erwartende Kostensteigerungen berücksichtigen. Erhalten Sie ein Guthaben ausgezahlt, können Sie die Vorauszahlungen nach dem gleichen Verfahren herabsetzen. Das müssen Sie Ihrem Vermieter in Textform – also per Brief, Fax oder E-Mail – mitteilen.

Meine Gebäudereinigungskosten sind viel zu hoch. Sie übersteigen sogar die Berliner Durchschnittswerte. Ist das zulässig?
Ob Kosten in einer gewissen Höhe auf Sie umgelegt werden dürfen, lässt sich nicht allgemein beantworten, sondern ist eine Einzelfallfrage. Durchschnittswerte dienen „lediglich“ als Orientierungswerte, rechtlich sind sie nicht relevant. Wenn Ihnen also Kosten zu hoch erscheinen, sollten Sie zunächst die entsprechenden Rechnungsbelege beim Vermieter einsehen. So können Sie überprüfen, ob die Kosten in dieser Höhe tatsächlich entstanden sind. Danach ist zu untersuchen, ob die Kosten auch wirtschaftlich sind, also ob sie notwendig sind und das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt. Hierbei reicht die Bezugnahme auf örtliche Betriebskostenspiegel nicht aus. Sind Sie der Meinung, dass die berechneten Betriebskosten zu hoch sind, müssen Sie beziffern, in welcher Höhe welche Kosten aus Ihrer Sicht unwirtschaftlich sind. Sind Sie der Auffassung, andere Anbieter seien billiger, müssen Sie deren Preise benennen. Dann liegt es beim Vermieter, seine Gründe zu benennen, warum er ausgerechnet jene Firma mit der Hausreinigung beauftragt hat.

Ich möchte die Belege bei meinem Vermieter einsehen. Was muss ich dabei beachten?
Verlangen Sie zunächst einen Termin bei Ihrem Vermieter zur Einsichtnahme – am besten schriftlich und per Einschreiben, damit Sie einen Nachweis über Ihre Bemühungen haben, falls der Vermieter nicht reagiert. Im Schreiben sollten Sie bereits Terminvorschläge machen. Zum Termin selbst sollten Sie einen Fotoapparat mitnehmen – dadurch sind Sie unabhängig von der Zurverfügungstellung eines Kopiergeräts durch den Vermieter und es erspart Ihnen mögliche Kopierkosten. Wenn möglich, sollten Sie sich einen Zeugen zum Termin mitnehmen, am besten eine/n Nachbar/in, denn gegen eine Begleitperson kann Ihr Vermieter nichts einwenden. Außerdem können Sie dann gemeinsam die Belege überprüfen. Dabei gehen Sie wie folgt vor: Überprüfen Sie zunächst, ob es Rechnungen Dritter sind. Kostenaufstellungen des Vermieters selbst sind keine Belege.
Der Vermieter darf die auf das Abrechnungsjahr entfallenden Betriebskosten nach verschiedenen Methoden ermitteln: Entweder nach dem sogenannten „Leistungsprinzip“ oder nach dem „Abflussprinzip“. Beim Leistungsprinzip werden nur die Kosten für die im Abrechnungsjahr erbrachten Leistungen erfasst. Beim Abflussprinzip dagegen werden ausschließlich die Kosten berücksichtigt, die der Vermieter aufgrund einer im Abrechnungsjahr gestellten Rechnung gezahlt hat. Verwendet der Vermieter in einer Abrechnung bei einigen Positionen das Leistungsprinzip, bei anderen das Abflussprinzip, muss er bei jeder Position angeben, nach welchem Prinzip er vorgegangen ist. Prüfen Sie daher genau, nach welcher Methode abgerechnet wurde. Kontrollieren Sie folglich das Rechnungsdatum und wann die Leistung, für die die Rechnung ausgestellt wurde, erbracht worden ist. Eines von beiden muss im Abrechnungszeitraum liegen. Zum Beispiel: Für eine Kostenart, die in der Betriebskostenabrechnung 2012 auftaucht, muss die entsprechende Rechnung entweder aus dem Jahr 2012 datieren oder die Leistung selbst muss 2012 erbracht worden sein.
Rechnen Sie die einzelnen Rechnungsbeträge einer Kostenart zusammen und vergleichen Sie sie mit den entsprechenden Posten in der Betriebskostenabrechnung. Schauen Sie dann nach, für welche Leistung konkret die Rechnung gestellt wurde. Bei den Hausmeister-, Gartenpflege-, Gebäudereinigungs- und Versicherungskosten sind Sie berechtigt, neben den Rechnungen auch die entsprechenden Verträge einzusehen. So können Sie den vereinbarten Leistungsumfang mit den in Rechnung gestellten Leistungen vergleichen. Achten Sie auch darauf, ob darin Leistungen enthalten sind, deren Kosten nicht umgelegt werden dürfen wie Verwaltungstätigkeiten oder Reparaturarbeiten beim Hausmeister oder bei der Aufzugswartung.
Kontrollieren Sie, ob die Gesamtkosten angegeben sind oder etwa nur der umlagefähige Anteil ausgewiesen ist. Vermieter dürfen auch Eigenleistungen oder Leistungen durch eigene Mitarbeiter nach „fiktiven Kosten“ an Sie weitergeben. In die Betriebskostenabrechnung dürfen sie dann den Betrag – allerdings ohne Umsatzsteuer – einrechnen, den eine externe Firma verlangt hätte.
Bei Zweifeln, ob einzelne Kosten von Ihnen zu tragen sind, gehen Sie in eine unserer Beratungsstellen. Sollten Sie nach der gesamten Überprüfung Unstimmigkeiten erkennen, die sich zu Ihrem Nachteil auswirken, müssen Sie diese dem Vermieter innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach Zugang der Betriebskostenabrechnung schriftlich und am besten per Einschreiben mitteilen.

Obwohl den Rechnungsbelegen nach im Abrechnungszeitraum eine Treppenhausreinigung stattgefunden hat, war das Treppenhaus oft sehr schmutzig. Muss ich meinen Hausreinigungskostenanteil jetzt bezahlen?
Wenn Sie bestimmte Kosten nicht oder nicht in voller Höhe bezahlen wollen, müssen Sie damit rechnen, dass der Vermieter Sie auf  Zahlung verklagt. Damit der Vermieter mit seiner Klage vor Gericht nicht Recht bekommt, müssen Sie beweisen können, dass das Treppenhaus während der Abrechnungsperiode tatsächlich nicht gereinigt worden ist. Dazu sind handfeste Beweise notwendig wie Fotos und/oder Zeugen. Zudem ist es von großem Vorteil, wenn Sie Schreiben an den Vermieter aus der Abrechnungsperiode vorlegen können, in denen Sie ihn zur ordnungsgemäßen Reinigung des schmutzigen Treppenhauses aufgefordert haben. Wenn Sie solche Beweise für den früheren Zustand des Treppenhauses nicht erbringen können, ist es risikoreich, die Treppenhausreinigungskosten nicht zu bezahlen. Sinngemäß gilt das Gleiche auch beispielsweise für nicht regelmäßig durchgeführte Gartenpflege oder Müllentsorgung. Sie sollten daher im laufenden Jahr unzureichende Leistungen dokumentieren und Ihren Vermieter darüber informieren sowie nachweislich zur Abhilfe auffordern.

Muss ich die Betriebskosten des Gewerbes in meinem Gebäude mitbezahlen?
Die Betriebskosten eines Gewerbes müssen von den Betriebskosten der Wohnungen getrennt ausgewiesen und ausschließlich von den Gewerbemietern selbst getragen werden, wenn durch den Gewerbebetrieb besondere, nicht von den Wohnungsmieter/innen zu tragende Kosten anfallen oder die Betriebskosten des Gewerbes zu einer Mehrbelastung für die Wohnungsmieter/innen führen. Ob dies bei Ihnen der Fall ist, erfahren Sie durch die Einsichtnahme in die entsprechenden Belege. Beispielsweise müssen die Wasserkosten eines Friseursalons getrennt erfasst und abgerechnet werden, die Wasserkosten eines Büros jedoch nicht unbedingt, da in einem Büro kaum mehr Wasser verbraucht wird als in einer Wohnung. Auch die Versicherungskosten und die Grundsteuer sind bei Gewerberäumen oft höher. Die herausgerechneten, nicht auf die Wohnungsmieter/innen umgelegten, Betriebskosten des Gewerbes müssen allerdings in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden. Anderenfalls fehlt es an der Angabe der Gesamtkosten – und die Abrechnung ist formell fehlerhaft. Sie sollten unbedingt in die Belege Einsicht nehmen, nur so können Sie feststellen, ob auch wirklich die Gesamtkosten genannt und die auf die Wohnungsmieter/innen entfallenden Kosten nachvollziehbar herausgerechnet wurden.

In meiner Abrechnung werden auch die Kosten der Nachbarhäuser aufgeführt. Ist das zulässig?

Wenn im Ihrem Mietvertrag nicht vereinbart ist, dass ausschließlich über die Betriebskosten Ihres Hauses abgerechnet wird, darf der Vermieter unter bestimmten Voraussetzungen sogenannte „Wirtschaftseinheiten“ oder „Verwaltungseinheiten“ bilden. Dann fasst er mehrere Gebäude zusammen und rechnet über deren Betriebskosten zusammen ab. Das ist zulässig, wenn mehrere Gebäude einheitlich verwaltet werden, sie in unmittelbarem örtlichen Zusammenhang stehen und keine wesentlichen Unterschiede im Nutzungswert bestehen. Für den örtlichen Zusammenhang ist es nicht erforderlich, dass alle Gebäude auf demselben Grundstück oder auf unmittelbar angrenzenden Grundstücken stehen.
Wenn Ihr Vermieter über die Betriebskosten einer Wirtschafts-/Verwaltungseinheit abrechnet, muss er die dazugehörigen Häuser benennen. Er muss auch hier stets die Gesamtkosten angeben. In solchen Fällen sind das die Gesamtkosten aller zur Wirtschafts-/Verwaltungseinheit dazugehörigen Gebäude. Es kommt vor, dass einzelne Kosten einer Kostenart nur für einzelne Gebäude umgelegt werden oder in der Wirtschafts-/Verwaltungseinheit wiederum Untergruppen bei der Umlage einzelner Kosten gebildet werden. Auch dann müssen in der Betriebskostenabrechnung die gesamten Kosten dieser Kostenart angegeben werden. Außerdem muss der Vermieter solche Voraufteilungen nachvollziehbar darlegen.



Mitglieder der Berliner MieterGemeinschaft können sich in jeder Beratungsstelle zu Betriebkosten beraten lassen. Bitte nehmen Sie alle erforderlichen Unterlagen wie den Mietvertrag einschließlich Änderungen sowie die Betriebskostenabrechnungen der letzten zwei Jahre zur Beratung mit. Vergessen Sie nicht, zum Nachweis der Mitgliedschaft das aktuelle MieterEcho auf Ihren Namen oder einen Zahlungsbeleg mitzubringen.

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  1.  Betriebskostenberatung
  2.  Infoschrift "Betriebskostenabrechnung"
  3. Schwerpunktthema Betriebskosten auf unserer Website
  4.  Betriebskostenrechner

 

Bitte beachten Sie: Der Beitrag wurde im MieterEcho Nr. 362 / September 2013 veröffentlicht und gibt die Rechtslage zum Zeitpunkt der Drucklegung wieder!


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