Mieter/innen fragen – wir antworten
Inhalt und Prüfung einer Betriebskostenabrechnung
Von Sachverständiger Götz Autenrieth
Wie jedes Jahr geht es in Berlin nach den Sommerferien langsam los: Die Betriebskostenabrechnungen des Vorjahres landen in den Briefkästen. Dieses Jahr schauen wir sorgenvoller darauf als in den letzten Jahren. Wir waren verwöhnt von niedrigen Gas- und Ölpreisen und dadurch niedrigen Heizkosten. Auch bei den kalten Betriebskosten wie Wasser, Müll, Grundsteuer und Hausreinigung gab es kaum Preisanstiege. Das ändert sich jetzt: Seit Herbst 2021 steigen die Preise, wir haben es alle schon in den Nachrichten gehört. Deswegen lohnt es sich jetzt besonders, genau hinzusehen: Sorgen die steigenden Preise schon für höhere Kosten in meiner Abrechnung?
Wie muss denn eine Betriebskostenabrechnung grundsätzlich aufgebaut sein und was muss darin stehen?
Eine festgelegte oder vorgeschriebene Form für die Abrechnung gibt es nicht. Vielmehr werden die Form oder der Aufbau der Abrechnung wohl größtenteils von Computerprogrammen und deren Eingabemaske vorgegeben. Es gibt weit verbreitete Programme, sodass sich die Abrechnungen häufig ähneln. Vor allem kleine Vermieter, die diese Programme nicht haben, erstellen die Abrechnungen zum Beispiel mit Excel-Tabellen. Eine tabellarische Auflistung der Kosten bietet sich auch an: Hier können alle Kostenpositionen und die Gesamtkosten aufgelistet und daraus folgend die Kosten Ihrer Wohnung addiert werden. In der Abrechnung sollten alle für die Berechnung wichtigen Angaben enthalten sein: Auflistung aller Kostenpositionen, Gesamtkosten je Position, Gesamtfläche des Hauses/der Häuser, die an der Abrechnung beteiligt sind und Wohnfläche Ihrer Wohnung. Weiterhin die Angabe des Verteilerschlüssels: Wie werden die Kosten verteilt, nach Fläche oder nach der Zahl der Wohnungen?
Wie kann ich prüfen, ob meine Abrechnung korrekt ist?
Hierzu ist als aller erstes der „normale Menschenverstand“ gefragt. Schauen Sie sich die Abrechnung in Ruhe an, lesen Sie sie Punkt für Punkt durch. Dabei ist es empfehlenswert, sich die Abrechnung einmal bis zum Ende durchzulesen und dann erst zu überlegen, ob man alles verstanden hat, da Erläuterungen häufig erst weiter hinten in der Abrechnung gemacht werden.Welche Angaben sind darin gemacht, welche Kosten sind angefallen, gibt es auffällige Kostenanstiege, stimmt die Fläche meiner Wohnung usw.? Auf der Homepage der Berliner MieterGemeinschaft sind unter dem Stichwort „Betriebskosten“ viele Informationen und Hinweise für die Prüfung abrufbar. Außerdem besteht die Möglichkeit, die persönliche Betriebskostenberatung der MieterGemeinschaft zu nutzen. (Beachten Sie aber bitte: Wegen der Coronaschutzmaßnahmen erhalten Sie eine persönliche Beratung ausschließlich nach vorheriger Terminvereinbarung.)
Ich verstehe meine Abrechnung nicht. Da werden viele Abkürzungen benutzt und es gibt unterschiedliche Kosten für Wohnen und Gewerbe. Warum ist das so kompliziert?
Dafür gibt es mehrere Gründe: Häufig erlauben die Computerprogramme nur kurze Namen der jeweiligen Spalten oder Zeilen. So entstehen unverständliche Abkürzungen wie „KoGewQG“ was „Kosten Gewerbe im Quergebäude“ heißen soll. Ein anderer Grund kann sein, dass die Kosten für Wohnen und Gewerbe vorverteilt werden. Vorverteilen bedeutet, dass die Gesamtkosten einer Position zuerst auf Wohn- und Gewerbeteil aufgeteilt werden. Der Kostenteil für die Wohnungen wird dann in einem weiteren Rechenschritt anhand der Wohnfläche oder der Zahl der Wohnungen auf die Wohnungen verteilt.Das klingt kompliziert, ist aber korrekt, weil Gewerbe bei manchen Positionen in der Abrechnung die Kosten erhöhen können. So kann ein Gewerbe zum Beispiel einen hohen Wasserverbrauch haben, oder Versicherer verlangen einen Aufschlag, wenn eine Gaststätte im Haus ist.
Unsere Wohnanlage besteht laut der Abrechnung aus fast 400 Wohnungen und mehreren Häusern. Nun fällt mir auf, dass die Kosten auf unterschiedliche Gesamtflächen verteilt werden. Außerdem werden manche Kosten nach Fläche und manche nach Zahl der Wohnungen verteilt. Kann das richtig sein?
Das Zusammenziehen von mehreren Häusern und einer großen Zahl von Wohnungen ist ein bekanntes Problem. Es mag für die Eigentümer einfacher sein, da dann beispielsweise nur eine Abrechnung für eine ganze Straße erstellt werden muss. Für Mieter/innen aber ist es schwer zu verstehen und sorgt bei der Belegeinsicht für weitere Probleme (siehe unten).
Bei größeren Wohnanlagen kann es sein, dass Kosten nur für ein Haus angefallen sind, wenn etwa nur ein Haus einen Garten hat. Dann sehen Sie in der Abrechnung, dass die Kosten unterschiedliche Verteilerschlüssel haben: In diesem Beispiel werden die Kosten für die Gartenpflege auf die Gesamtfläche des einen Hauses verteilt; die Kosten für Straßenreinigung auf die Gesamtfläche aller Häuser, und für Kabelfernsehen auf die Zahl der Wohnungen. Das sollte in der Abrechnung erläutert werden, sodass Sie es verstehen können. Die Abrechnung ist aber trotz der unterschiedlichen Kostenaufteilung korrekt, auch wenn es nicht leicht zu verstehen ist.
Welche Kostenarten dürfen überhaupt in einer Betriebskostenabrechnung stehen?
Das ist seit 2004 in der Betriebskosten-Verordnung (BetrKV) festgelegt. Dort sind alle umlagefähigen Kostenarten aufgelistet. Interessanterweise tauchen in Abrechnungen, die der Autor dieses Artikels bei seiner Arbeit sieht, auch immer wieder neue Kostenarten auf. Bei einem großen Wohnungskonzern stand vor ein paar Jahren plötzlich die Wartung von Haus- und Kellertüren in den Abrechnungen. Nachdem das durch die Mieter/innen bemängelt wurde, verschwand diese Position wieder aus den Abrechnungen.
Es kann aber tatsächlich sein, dass Kostenarten neu entstehen: Wird zum Beispiel eine Rauchabzugsanlage im Treppenhaus eingebaut, muss diese jährlich gewartet werden. Die Wartungskosten stehen dann zu Recht in der Abrechnung.Wenn Sie unsicher sind, ob die Berechnung einer Kostenart gerechtfertigt ist, sollten Sie einen Termin für eine Betriebskostenberatung bei der MieterGemeinschaft vereinbaren. Dort kann eine Prüfung der Abrechnung erfolgen und festgestellt werden, ob es sich um umlagefähige Betriebskosten handelt und ob die Umlage der Kosten im Mietvertrag vereinbart ist.
Was ist denn mit den Kosten für Reparaturen und Instandhaltung, dürfen die umgelegt werden?
Hier sind Sie in einer recht komfortablen Position: In der Betriebskostenabrechnung von Wohnungen dürfen, anders als bei Gewerbe, keine Reparatur- und Instandhaltungskosten abgerechnet werden; auch keine Verwaltungskosten. Weiteres zu Reparaturkosten in der übernächsten Frage.
Unser Haus hat eine Zentralheizung, sodass ich auch eine Heizkostenabrechnung vom Vermieter bekomme. Welche Angaben müssen darin enthalten sein?
Im Gegensatz zu Häusern, die mit Gasetagenheizungen beheizt werden und in denen die Mieter/innen das Gas selbst bezahlen, erhalten Sie in einem Haus mit einer Zentralheizung (Heizstation/-kessel, die oder der sich meistens im Keller befindet) eine Heizkostenabrechnung vom Vermieter.
In dieser müssen alle relevanten Angaben enthalten sein, so dass Sie die Abrechnung verstehen können, wie bei einer Ölheizung der Ölstand am Anfang und Ende des Jahres, Zukäufe im Abrechnungsjahr, Wartungs-, Bedienungs- und Stromkosten für die Heizung. Auf der Homepage der BMG ist unter der Position „Betriebskosten“ und der Unterposition „Heizkosten“ eine Beispielabrechnung abgebildet und es werden Hinweise zur Überprüfung gegeben.
Jetzt habe ich also verstanden, dass die Gesamtkosten vielleicht gar keine Gesamtkosten sind, weil die Kosten auf Wohnen und Gewerbe vorverteilt wurden. Reparaturen dürfen für meine Wohnung auch nicht in den Betriebskosten enthalten sein. Aber wie kann ich denn prüfen, ob das alles stimmt, ob die Beträge in der Abrechnung tatsächlich angefallen sind?
Wenn Sie sich durch die Abrechnung gekämpft haben, bei Unklarheiten in der Beratung waren und nun Zweifel an der Korrektheit der Abrechnung bestehen, empfiehlt es sich, die Belege und Rechnungen bei der Verwaltung oder dem Eigentümer einzusehen. Bei der Beleg-/Rechnungseinsicht können Sie überprüfen, ob die Kosten, die in der Abrechnung stehen, tatsächlich angefallen sind. Gibt es eine Rechnung über den Kauf des Heizöls, weist die Wasserrechnung den korrekten Verbrauch und Preis aus usw.? Sie können im Vertrag des Hauswarts oder des beauftragten Unternehmens auch nachsehen, welche Arbeiten ausgeführt werden sollen. Ebenso können Sie prüfen, ob Reparaturen mit abgerechnet wurden, wenn bei der Rechnung für die Wartung der Heizung zum Beispiel der Austausch einer Pumpe mit auf der Rechnung steht. Das ist eine Reparatur und keine Wartung.
Ich möchte eine Beleg-/Rechnungseinsicht durchführen, wie gehe ich da am besten vor?
Das ist erst mal recht einfach: Sie schreiben Ihren Vermieter oder Verwalter an und bitten um die Einsicht. Am besten schlagen Sie zwei Termine vor und bitten um schriftliche Bestätigung eines Termins. Manchmal reagieren Verwaltungen etwas zögerlich oder gar nicht auf Ihr Anschreiben, dann machen Sie das nochmal. In den meisten Fällen kommt dann ein Termin zustande.
Zum Termin sollten Sie folgendes mitnehmen: Ihre Abrechnung, einen Stift und ein paar Blätter Papier, damit Sie sich Notizen machen können, Ihr Handy oder Ihre Kamera, je nachdem womit Sie Fotos von den Belegen machen möchten (darauf achten, dass der Akku geladen ist!) und Ihr Anschreiben an die Verwaltung.
Die Belegeinsicht ist eine Art „Fleißarbeit“, bei der man sich sehr konzentrieren muss, schauen muss, ob alle Rechnungen, die man sucht, vorhanden sind und die korrekten Beträge ausweisen. Es empfiehlt sich, ausreichend Fotos von den Rechnungen und Belegen zu machen, damit man sich das Ganze nachher zu Hause in Ruhe ansehen kann. Stimmt die Zahl der Mülltonnen, die in der Rechnung der BSR genannt ist, welche Arbeiten soll der Hauswart ausführen usw.?
Bei großen Wohnanlagen mit mehreren Häusern oder Eingängen stehen Sie hier vor folgendem Problem: Für jeden Wasser- und Stromzähler erstellen die Versorger eine eigene Rechnung. Wenn es in Ihrer Wohnanlage 10 Wasserzähler gibt, dann gibt es auch 10 Wasserrechnungen von den Berliner Wasserbetrieben. Dazu vielleicht noch mehrere Stromrechnungen für die Treppenhausbeleuchtung und eventuell mehrere Rechnungen für Müll-, Papier-, Biomüll- und Gelbe-Tonne-Entsorgung, falls es mehr als einen Müllplatz gibt.
Da kann bei einer Wohnanlage mit den oben beispielhaft genannten 400 Wohnungen eine beträchtliche Zahl an Rechnungen zusammenkommen. Sie sollten sich also genug Zeit für den Termin einplanen, gegebenenfalls eine Pause machen und bereits im Vorfeld überlegen, welche Positionen Sie einsehen möchten oder auf welche Sie verzichten können. Gut ist es auch, sich mit einem oder zwei Nachbar/innen zusammen zu tun. Nach dem Motto „vier Augen sehen mehr als zwei“ fällt Ihrem Nachbarn vielleicht etwas auf, was Sie übersehen hätten oder Sie teilen sich die Belege auf.
Das klingt alles immer noch ziemlich kompliziert und aufwändig für mich. Wo sind denn die Fallstricke, worauf muss ich besonders achten?
Wichtig ist, dass man – wie in den vorigen Fragen beschrieben – Schritt für Schritt vorgeht. Leider braucht man dafür etwas Zeit und Geduld wie die Erfahrung zeigt. Empfehlenswert ist es, sich Notizen zu machen: Zu Anfang beim Durchlesen der Abrechnung, bei der Beratung bei der BMG und bei der Belegeinsicht. Schreiben Sie die Punkte auf, die Ihnen unklar sind oder die Ihrer Meinung nach geklärt werden müssen. Da zwischen dem ersten Ansehen der Abrechnung, einem Termin bei der Betriebskostenberatung und der Belegeinsicht einige Zeit vergehen kann, könnten Sie sonst vielleicht einen wichtigen Punkt vergessen. Wenn Sie so vorgehen und sich die nötige Unterstützung heranholen, in der Beratung der BMG oder sich mit Nachbar/innen zusammentun, bekommen Sie die Informationen, die Sie brauchen. Sie erhalten auf diese Art einen guten Überblick, welche Kosten in Ihre Abrechnung einfließen und ob korrekt abgerechnet wurde.
Götz Autenrieth ist Sachverständiger für Erkennung, Bewertung und Sanierung von Schimmelpilzschäden, zertifizierter Bauschadenbewerter (DEKRA) und Fachmann für Energie, Mängel und Betriebskosten in Gebäuden.
Weitere Informationen der Berliner MieterGemeinschaft zum Thema Betriebskosten:
bmgev.de/betriebskosten/tipps-und-infos
bmgev.de/betriebskosten/beratung
Infoschrift zu Betriebskosten unter:
bmgev.de/mietrecht/infoschriften
MieterEcho 427 / Oktober 2022