Berliner MieterGemeinschaft e.V.

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Betriebskosten

Wie funktioniert die Belegeinsicht?


Nur die Belegeinsicht erlaubt es Mieter/innen zu kontrollieren, ob die Höhe der abgerechneten Betriebskosten richtig ist.

Was sind Belege?

Bei der Belegeinsicht muss der Vermieter den Mieter/innen die Originalbelege vorlegen (LG Berlin, Urt. v. 03.04.2003, AZ: 62 S 387/02; AG Bremen, Urt. v. 02.04.2004, AZ: 7 C 295/03). Das sind die Rechnungen und Bescheide, die dem Vermieter von Dritten gestellt wurden (z. B. die monatlichen Rechnungen des Hausmeisters, die jährlichen Rechnungen des Stromversorgers oder der Grundsteuerbescheid des Finanzamts an den Vermieter). Kostenzusammenstellungen, die der Vermieter selbst erstellt hat, sind keine geeigneten Belege.

Wie überprüfe ich die Belege?

Der Vermieter ist nicht verpflichtet, Mieter/innen die gesamten Rechnungen vor Ort zu erläutern. Das bedeutet, dass der Vermieter seinerseits alles zur ordnungsgemäßen Belegvorlage getan hat, wenn er den Mieter/innen die Belege offenlegt. Deswegen haben Mieter/innen das Recht, zu dem Termin fachkundige Hilfe mitzunehmen (LG Berlin, Urt. v. 28.09.2006, AZ: 67 S 225/06). Zudem können sie bei der Belegeinsicht – gegen Kostenerstattung (s.u.) - die Anfertigung einzelner Kopien verlangen (AG Lichtenberg, Urt. v. 03.08.2006, AZ: 10 C 74/06).

Tipp: Nehmen Sie Ihren Fotoapparat oder ihr Handy mit und fotografieren Sie die Belege kostensparend ab. Achten Sie dabei darauf, dass die Fotos eine gute Qualität haben, die Belege darauf also gut lesbar sind.

Organisieren Sie sich zudem mit Ihren Nachbarn! Gehen Sie zu diesen Terminen gemeinsam. So übersehen Sie weniger und verstehen mehr.
Prüfen Sie, ob die Rechnungsbeträge mit den Beträgen in der Abrechnung identisch sind. Addieren Sie gegebenenfalls die monatlichen Rechnungsbeträge, damit Sie zu dem für die Abrechnung relevanten Jahresbetrag gelangen.

Je nach dem, ob Sie die Belege für eine Betriebs- oder für eine Heizkostenabrechnung überprüfen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Betriebskostenabrechnung: Achten Sie auf das Rechnungsdatum und/oder den Zeitraum für die in Rechnung gestellte Dienstleistung. Eines von beidem muss im abgerechneten Zeitraum erfolgt sein (Abfluss- und Leistungsprinzip: BGH, Urt. v. 20.02.2008, VIII ZR 49/07). Zum Beispiel: Wenn Sie die Wasserkosten aus der Abrechnung 2016 überprüfen, muss entweder die entsprechende Rechnung im Jahr 2016 erstellt und an den Vermieter übersandt worden sein. Oder sie muss für das im Jahr 2016 verbrauchte Wasser gestellt worden sein.
  • Heizkostenabrechnung: Der BGH hat entschieden, dass eine Heizkostenabrechnung nur dann den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Heizkostenabrechnung entspricht, wenn nach dem Leistungsprinzip abgerechnet wird (Urt. v. 01.02.2012; AZ: VIII ZR 156/11). Zum Beispiel: Wenn Sie die Brennstoffkosten des Jahres 2016 überprüfen, muss die entsprechende Rechnung für den im Jahr 2016 verbrauchten Brennstoff erstellt worden sein.

Wo sehe ich die Belege ein?

Der Rechtsprechung zufolge ist der Vermieter im Allgemeinen nicht verpflichtet, Kopien der Rechnungsbelege den Mieter/innen zuzusenden. Vielmehr hat die Belegeinsicht in der Regel in den Räumen des Vermieters oder seiner Hausverwaltung stattzufinden (BGH, Urt. v. 08.03.2006 – AZ: VIII ZR 78/05). Hiervon gibt es aber zwei Ausnahmen:

  1. Zum einen müssen die Belege nach § 242 BGB auf Anfrage zugesendet werden, wenn es für die Mieter/innen unzumutbar ist, die Geschäftsräume des Vermieters oder seiner Hausverwaltung aufzusuchen. Das ist insbesondere bei großer Entfernung zwischen Mietwohnung und Geschäftsräumen des Vermieters der Fall.
  2. Zum anderen besteht für den Vermieter nach § 29 Abs. 2 Satz 1 NMV die Verpflichtung, den Mieter/innen gegen Kostenerstattung die Belege zuzusenden, wenn es sich bei der vermieteten Wohnung um sozialen Wohnungsbau handelt, das entsprechende Haus also mit öffentlichen Mitteln finanziert wird.

Bei der Übersendung der Belegkopien sollten Sie beachten, dass den Mieter/innen hierfür Kosten entstehen. Dabei werden von den Gerichten meist 0,25 € (vgl. nur LG Berlin, Urt. v. 03.04.2003, AZ: 62 S 387/02) pro Kopie für angemessen gehalten. Hinzu kommt noch das Porto, sodass bei großen Häusern oder Verwaltungseinheiten und bei vielen Betriebskostenpositionen die Belegeinsicht ein teures Unternehmen werden kann.

Tipp: Um hohe Kosten zu vermeiden, fordern Sie nur die Belege für diejenigen Kostenarten an, die Ihnen besonders hoch vorkommen, stark angestiegen sind oder an denen Ihre Anteile sehr hoch sind.

Wann kann ich die Belege einsehen?

Machen Sie mit Ihrem Vermieter oder mit dessen Hausverwaltung – am besten schriftlich - einen Termin zur Belegeinsicht aus. Der Vermieter muss den Mieter/innen für die Einsicht „ausreichend“ Zeit einräumen. Er darf keine zeitlichen Grenzen setzen. So sind 2,5 Stunden auf keinen Fall zu lang. (AG München, Urt. v. 7.7.2006, AZ: 453 C 26483/05). Muss der Termin wegen der Bürozeiten unterbrochen werden, so haben Mieter/innen im Allgemeinen einen Anspruch auf einen zweiten Termin.

 

Musterbriefe für eine Terminvereinbarung finden Sie hier und hier.

Sollten Sie Fragen zu diesem Thema oder zu Ihrer Betriebs- oder Heizkostenabrechnung haben, finden Sie in unseren Beratungsstellen kompetente Hilfe.


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